Secrétaire / secrétaire de direction — H/F

Mission Principale

RESIDENCE MOSAIQUE – EHPAD institution engagée au service des personnes âgées recherche une Secrétaire de Direction (F/H) pour rejoindre nos équipes.

Missions et responsabilités

• Accueil physique et téléphonique
• Transmission des informations
• Réception, tri, traitement et distribution du courrier
• Classement et archivage de documents
• Recensement des besoins et commande de matériel et fourniture bureautique
• Gestion et suivi des demandes d’admission
• Organisation des visites de préadmission
• Création, gestion et suivi des dossiers administratifs des résidents
• Établissement des fiches « entrée » et « départ » des résidents
• Déclaration CPAM pour les nouveaux résidents et les dépenses médicales
• Création et mise à jour des dossiers résidents dans Netfactu
• Établissement des contrats de travail et avenants conformément aux demandes des responsables de service et de la Direction
• Établissement des fiches « entrée » et « départ » des salariés
• Veille à la complétude et mise à jour des dossiers du personnel (mutuelle, prévoyance, justificatifs d’absence…)
• Participation à la préparation des éléments de paie et au contrôle des bulletins de paie
• Transmission des arrêts de travail au service paie
• Classement et archivage des documents relatifs au personnel
• Tenue du registre du personnel
• Déclaration des accidents de travail en lien avec la Direction
• Assurer le lien avec la médecine du travail (visites d’embauche, périodiques ou de reprise)
• Encaissement des règlements et remise de chèques
• État des reversements des ressources pour les résidents admis à l’aide sociale
• Gestion de la caisse
• Envoi des factures aux familles
• Gestion des bons de commandes et de livraison des fournitures de bureau

Profil recherché

• Bac professionnel ou BTS secrétariat/Administration
• BTS en gestion de structures de santé
• Formations continues en gestion administrative d’un établissement médico-social

• Compétences administratives: maîtrise des outils bureautiques, gestion des documents, des plannings et des agendas
• Connaissance du secteur médico-social
• Capacité à gérer des tâches multiples
• Discrétion et rigueur

Lieu principal d’affectation : Villemoisson sur Orge (91)