Secrétaire pédagogique F/H – INSPE Toulouse Occitanie-Pyrénées - Site de Tarbes

RESPONSABILITÉS :

1/ Organisation :
• Organiser les évaluations des étudiants (prévoir les salles, les surveillants, recueillir et saisir les notes des sessions 1, 2 et de remplacement)
• Organiser les simulations d'oraux proposées aux étudiants admissibles au CRPE (planifier les dates, réserver les salles, informer les personnes concernées : étudiants et formateurs)
• Organiser les soutenances de mémoire en coordination avec les différents encadrants (enseignants chercheurs, professeur INSPE)


2/ Gestion :
• Gérer la mise en stage (affectation et conventions) des étudiants (stage d'observation et de pratique accompagnée dans les classes de Maîtres d'Accueil Temporaire (M.A.T.) ou des Professeurs des Ecoles Maîtres Formateurs (P.E.M.F.) en lien avec les services de la Direction Académique)
• Gérer les remboursements des frais de déplacement des formateurs (établissement et suivi des ordres de mission avec le logiciel de comptabilité SIFAC)


3/ Secrétariat :
• Assurer des tâches de secrétariat : traitement de texte, tableur, courrier électronique...
• Contrôler la présence des intervenants en fonction du planning
• Suivre les dossiers administratifs des étudiants (absences, évaluations, diplômes...)


4/ Communication :
• Accueillir et informer des intervenants, usagers (étudiants, futurs étudiants) par le biais du courrier postal, du courrier électronique, du téléphone
• Participer aux activités de communication externe du site (salons, Journées Portes Ouvertes, Semaine de l'Etudiant, association CUTP)

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
• Réglementation du master MEEF 1er degré et du D.U. Pédagogie du chant
• Procédures et spécificités du poste
• Systèmes éducatifs (scolaire et universitaire) ainsi que les détails des réformes en cours pour communication de renseignements spécifiques aux usagers et futurs usagers


Savoirs faire :
• Utiliser les outils bureautiues et informatiques : Word, Excel, OpenOffice, Sifac (logiciel de comptabilité), SNWEB (saisie des notes)), courriers électronique, environnement numérique de travail
• Communiquer en valorisant l'institution pour les relations externes.


Savoir-être :
• Diplomatie
• Constance
• Rigueur
• Sens de l'accueil
• Discrétion
• Efficacité
• Autonomie
• Bonnes aptitudes relationnelles avec les usagers, les relations extérieures et les collègues (enseignants et BIATSS)
• Fermeté dans la gestion quotidienne ("relances" souvent nécessaires).