Secrétaire pédagogique de l'antenne de la faculté de droit (H/F)

RESPONSABILITÉS :

L'Université de Toulon recrute un secrétaire de scolarité pédagogique de la faculté de Droit (F/H) - antenne de Draguignan, au sein de la direction administrative de site Toulon Porte d'Italie (DAS PI) - Poste temporaire, à temps complet, ouvert dans le cadre d'un CDD.

Au sein d'une équipe accueillante de 3 personnes et sous la responsabilité directe de la responsable administrative de l'antenne de l'UFR Droit de Draguignan, le secrétaire de scolarité informe et oriente les étudiants dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes

• Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants, des enseignants, des intervenants.
• Être l'interface entre les étudiants et les enseignants.
• Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante.
• Réaliser les inscriptions pédagogiques, vérifier les IP Web, relever les anomalies et les traiter.
• Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning.
• Suivre les dossiers de candidature sur e-candidat et la plateforme monmaster.
• Organiser les commissions pédagogiques d'accès aux formations, préparer les dossiers uniques d'admission et éditer les PV. Suivre les états de présences des étudiants et les commissions des absences.
• Collaborer à l'organisation des examens.
• Organiser les jurys de résultats et de délivrance du diplôme.
• Saisir les notes, éditer les PV de jurys.
• Afficher les résultats et éditer les relevés de note.
• Participer au suivi pédagogique des étudiants via la gestion des conventions de stage, la réception des mémoires, l'organisation de soutenances, etc.

Pics d'activité prévisibles et réguliers

Catégorie et corps : C - Adjoint

Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41

Structure d'affectation et localisation : DAS PI – Scolarité – Campus de Draguignan

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1540 €

Date de prise de fonctions souhaitée : 07/04/2026

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/12/2026

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP

Des références en matière d'accueil du public, d'utilisation de règlementations, de capacité à travailler en équipe sont nécessaires. Une connaissance préalable du milieu universitaire et des applications utilisées (Apogée, Hyperplanning) est un plus.

Connaissances :

• Techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Fonctionnement administratif universitaire
• Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositifs d'accompagnement)
• Organisation et missions d'un Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)

Compétences opérationnelles :

• Accueillir les populations concernées
• Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation
• Maîtriser les logiciels bureautiques courants (pack office)
• Maîtriser Apogée (Domaines Inscriptions pédagogiques et Résultats) et Hyperplanning
• Maîtriser les outils de communication (intranet, internet, mail, plateforme d'apprentissage MOODLE)
• Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information
• Travailler en équipe
• Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie

Compétences comportementales :

• Rigueur
• Autonomie
• Disponibilité
• Sens du service public

Date limite de candidature : 29/03/2026