[EDS] Gestionnaire de scolarité LLM/DU (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Gérer la Scolarité du LLM Business law et des deux DU Droit management économie et finance et Droit et Sciences humaines :

• Assurer l'accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations auprès des usagers ;
• Réponse aux courriers et aux mails ;
• Gérer et suivre les inscriptions administratives des étudiants
• Planifier et contrôler les Inscriptions Pédagogiques
• Élaborer et actualiser les plannings des enseignements en fonction des contraintes des intervenants et des disponibilités des salles
• Contribuer à l'organisation et participer aux journées de rentrée des masters...
• Participer à la constitution des dossiers d'habilitation des diplômes et en assurer la vérification de la modélisation des maquettes et des modalités de contrôle de connaissances
• Réservation des salles de cours et des salles pour les événements ponctuels des LL.

M/DU

Planification du voyage d'étude du LLM, Business law, en lien avec la responsable administrative du Pôle et le responsable pédagogique :

• Assurer la demande de devis pour l'hébergement et le transport et réservation de restaurants et de visites.
• Transmettre toutes les informations relatives au voyage aux étudiants
• Participer au voyage d'étude

Participer à la préparation et au bon déroulement des épreuves d'examen et de la publication des résultats :

• Contribuer à la planification des examens :
• Préparer l'organisation matérielle des examens
• Assurer le bon déroulement des épreuves (ouverture / fermeture des épreuves voire assurer des surveillances si besoin).
• Saisir et vérifier les notes et résultats
• Établir les arrêtés de commissions de jurys et préparer les délibérations et les Procès-Verbaux
• Éditer et publier les résultats
• Éditer à la demande les relevés de notes et attestations de réussite
• Demander l'édition des diplômes et les transmettre aux étudiants

Contribuer au bon déroulement des campagnes de candidatures :

• Répondre aux demandes d'informations
• Préparer les tableaux d'aide à la décision à destination des responsables pédagogiques

• Contrôler les conventions de stage avant transmission pour signature
• Gérer la convention de stage jusqu'à sa transmission à l'étudiant et son archivage

Contribuer à la communication de l'offre de formation du département :

• Appui à la réaliser la mise à jour des supports de présentation des cursus
• Apporter un appui à la mise à jour des informations sur le site web
• Contribuer à l'organisation de la Journée des Masters et y participer

PROFIL RECHERCHÉ :

Ce poste exige une parfaite connaissance de l'anglais écrit et oral ainsi que de l'ensemble de l'offre de formation du pôle, des règles et des procédures dans le domaine de la scolarité ainsi qu'une connaissance de l'environnement universitaire.

Ce poste requière la maîtrise des outils bureautiques (world, excel) et des outils informatiques appliqués à la scolarité.

Ce poste nécessite une grande disponibilité en période de préparation de la rentrée universitaire, de l'organisation des inscriptions pédagogique et des d'examens, ainsi qu'une rigueur et une discrétion irréprochables

• Connaître la réglementation applicable en scolarité
• Connaître le milieu universitaire
• Maîtriser les applications de scolarité : APOGEE/PEGASE, HYPERPLANNING, PSTAGE, Ecandidat
• Maitriser les logiciels de bureautique : WORD, EXCEL, SHAREPOINT
• Maîtriser les EPI – Espaces pédagogiques interactifs

• Maîtriser l'anglais (à l'oral comme à l'écrit)
• Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)
• Maîtriser les outils de bureautique informatique (traitement de texte, tableur, etc.)
• Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Analyser et gérer les demandes d'informations
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Travailler en équipe

Les « savoir-faire » comportementaux :

• Avoir un esprit d'équipe, être polyvalent, autonome, discret et disponible
• Savoir travailler dans l'urgence
• Être dynamique, rigoureux, réactif et méthodique
• Avoir le sens du service public
• Savoir anticiper et gérer la diversité des situations en lien avec le public