Secrétaire pédagogique - CESU 93 F/H

Description du poste

Mission générale : Assurer le secrétariat du CESU 93.

Missions détaillées :

• Rédaction de courriers, notes, comptes rendus de réunions
• Gestion du courrier du centre de formation
• Accueil téléphonique
• Coordination des intervenants
• Gestion des formations sur HR Access Formation : suivi des stages et des sessions (inscriptions, présences, absences, réalisation, clôture)
• Participation à l’élaboration du plan de formation et du calendrier des formations et à leur diffusion auprès des hôpitaux AP-HP et hors AP-HP (HR Access Formation, intranet, internet), création des stages et sessions
• Organisation et participation aux réunions pédagogiques
• Suivi logistique, préparation des salles de cours, de la documentation remise aux stagiaires
• Suivi administratif des stagiaires AP-HP et hors AP-HP (inscriptions, convocations, listes d’émargement, absences, attestations de présence) sur HR Access Formation
• Élaboration et suivi (tableaux) des conventions de formation entre le CESU et le CFDC de l’AP-HP et les hôpitaux et établissements hors AP-HP ainsi que des stagiaires extérieurs
• Accueil des stagiaires et des intervenants
• Suivi du dossier administratif des intervenants (AP-HP et hors AP-HP)
• Rémunération sur HR Access Formation des intervenants
• Reprographie des documents pédagogiques
• Suivi des questionnaires de satisfaction
• Gestion des salles de formation et du matériel pédagogique et audiovisuel
• Élaboration et gestion documentaire : plan de formation, supports de cours, diaporama, attestations
• Élaboration et suivi des statistiques et du bilan d’activité
• Gestion des attestations particulières : AFGSU, PSC1, …
• Participation à la démarche qualité des CESU de l’AP-HP
• Sens accru de l’organisation
• Réactivité
• Prise d’initiative
• Travail en équipe
• Esprit de synthèse

CONNAISSANCES ASSOCIEES

• Maîtrise du français
• Dactylographie
• Gestion des lignes budgétaires des classes 2 et classe 6
• Environnement Windows, Word, Excel, Powerpoint, Outlook, navigateurs internet
• HR Access Formation
• SAP
• Agenda partagé APHP
• Audiovisuel (vidéoprojecteur, …)

SAVOIR ETRE REQUIS

• Capacité d’adaptation
• Discrétion
• Sens de l’écoute
• Disponibilité
• Qualité relationnelle

PRE-REQUIS

• Formations bureautiques et secrétariat
• HR Access Formation et SAP souhaités

Profil recherché

• Sens accru de l’organisation
• Réactivité
• Prise d’initiative
• Travail en équipe
• Esprit de synthèse