Assistant / Assistante de formation (H/F)

Offre n° 205PXCF Assistant / Assistante de formation (H/F)

Le Greta Lille Métropole recherche un(e) assistant(e) de formation.

Missions

• Suivi administratif et commercial des actions de formation:
  • Suivi de l'activité de formation :
    • Élaboration des documents nécessaires au recrutement des stagiaires (fond publics - Saisies SOFIA et KAIROS)
    • Convocation des stagiaires
    • Préparation dossiers Réunion d'Information Collective
  • Elaboration du dossier administratif nécessaire à la mise en place de l'action :
    • DEA (partie renseignements généraux)
    • Fiches d'émargement
    • Fiches renseignements formateur en collaboration avec le service gestion
    • Dossiers d'accompagnement des stagiaires (livret d'accueil)
    • Dossiers de rémunération (constitution du dossier)
  • Suivi de l'action de formation aux services communs et/ou sur place dans les établissements :
    • Collecte et contrôle des émargements
    • État Mensuel Formateurs
    • Attestations de présences des stagiaires
    • Documents accident du travail
    • Enquêtes de satisfaction et bilans pédagogiques renseignés par les intervenants
    • Attestation de compétences
    • Suivi des stagiaires à l'issue de la formation
    • Saisies dans les logiciels de suivi d'activité internes et externes imposés par nos partenaires et financeurs
    • Extraction du SI des éléments de suivi de l'action de formation
  • Suivi clientèle : selon votre affectation, vous êtes amené(e) à assurer une, deux ou trois des fonctions listées ci-dessous :
    • Accueil physique ou téléphonique des stagiaires potentiels
    • Analyse de la demande
    • Renseignements sur l'offre de formation
    • Recueil d'information sur le demandeur
    • Explicitation de la demande
    • Analyse du besoin et des contraintes
    • Explication de premier niveau sur le droit à la formation et orientation vers la personne repérée
    • Mise en place et suivi de l'action de formation
    • Mise en forme des fiches produits (élaboration conjointe CFP/Établissement)
    • Établir les devis, conventions à partir des éléments transmis par le CFP (notamment la partie pédagogique comprenant : contenu de formation, emploi du temps, calendrier, durée, niveau et coût)
    • Suivi et relance
    • Convocation stagiaires
    • Collecte et contrôle des pièces obligatoires pour l'inscription du stagiaire à la formation
    • Constitution administratrice des dossiers contrats professionnalisations, CIF. (la partie pédagogique sera renseignée par le CFP)
    • Suivi du dossier administratif (retour convention, subrogation)
    • Inscription sur sessions de formation (en lien avec le CFP, le DDFPT ou le coordinateur)
    • Saisies Logiciel de gestion de l'activité
    • Interpellation du CFP en cas de difficulté
  • Fonction commerciale - communication :
    • Commerciale - Saisie et mise à jour des fichiers clients, e-mailing, qualification de fichiers prospects
    • Communication - Référencement auprès des partenaires (C2RP, Sofia.), Envoi documentation, Participation aux salons

Compétences indispensables

• Compétences techniques :
  • Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciel e mailing)
  • Maîtriser le logiciel SI
  • Maîtriser la navigation sur internet et un logiciel de messagerie électronique
  • Savoir utiliser un logiciel de présentation de documents
  • Maîtriser les techniques de communication écrites et orales
• Compétences comportementales :
  • Être capable de travailler en équipe
  • Faire preuve de rigueur et d'organisation
  • Savoir gérer les priorités du poste
  • Faire preuve de curiosité et suggérer des améliorations
  • Avoir le sens du relationnel

Type de contrat

• CDD - 5 Mois
• Durée du travail : 35H/semaine, Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de Euros à Euros sur 12.0 mois
• Indemnité transports
• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé

Déplacements

• Fréquents

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Concevoir des supports de suivi et de gestion
• Réaliser des déclarations réglementaires

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes