Secrétaire médico-social (Siège) - H/F

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien‑être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

Structure

Le département des ressources humaines (DRH) propose et met en œuvre la politique nationale de gestion des ressources humaines de l’Institut.

Le Poste

Mission principale

Au sein du Service de coordination de la médecine de prévention (SCMP), vous assurez le secrétariat du médecin du travail pour la délégation Paris Ile‑de‑France Centre Est.

Activités principales

Assurer le secrétariat du médecin du travail :

• Gérer l’agenda du médecin,
• Planifier et organiser les convocations des agents aux visites médicales en lien avec le médecin du travail,
• Gérer et prioriser les demandes de visites et les urgences, en lien avec le médecin,
• Organiser les téléconsultations,
• Réaliser un accueil physique et téléphonique des agents
• Traiter les informations arrivant sur la messagerie du service,
• Accueillir les agents et réaliser les pré‑visites,
• Gérer la partie administrative du dossier médical des agents,
• Gérer les examens complémentaires (réalisation de tests de dépistage visuels par exemple),
• Traiter les documents médicaux à intégrer dans le dossier médical informatisé,
• Suivre le retour des examens complémentaires (facturation, relance),
• Suivre les prêts de matériel,
• Suivre les transferts des dossiers médicaux
• Rendre compte de son activité au médecin du travail,
• Faire le lien entre les unités et le médecin du travail, entre le service RH et le médecin du travail, le service prévention et le médecin du travail, la mission handicap et le médecin du travail, et entre les agents et le médecin du travail
• Mettre à jour le tableau de suivi des agents et divers tableaux de bord et indicateurs demandés par le médecin du travail,
• Extraire les données nécessaires à la réalisation du rapport annuel d’activité du médecin du travail, via le logiciel médical,
• Classer les fiches individuelles d’exposition dans les dossiers médicaux
• Assister le médecin dans ses « activités de chargée de mission »

Participer aux activités transverses du service de coordination de la médecine de prévention

• Participer aux réunions mensuelles du service
• Participer aux réunions nationales du réseau des médecins du travail
• Participer aux réunions des assistantes
• Participer à la gestion du planning de l’interne du service
• Participer à la continuité de service en l’absence d’une collègue
• Participer à la gestion logistique du service (fournitures administratives, matériel médical…)
• Participer à des groupes de travail
• Réaliser le classement et l’archivage des dossiers
• Centraliser et archiver des dossiers médicaux

Spécificité(s) et environnement du poste

Confidentialité des données médicales sensibles

Accueil physique et téléphonique

Profil Recherché

Connaissances

• Environnement de la fonction publique, des EPST et de la recherche en santé
• Procédures administratives
• Notions en finances publiques
• Environnement de la prévention en santé au travail, notions en réglementation de la santé au travail

Savoir-faire

• Maîtriser les techniques de secrétariat
• Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point) et du progiciel de gestion SIFAC+
• Respecter la confidentialité des informations et des données médicales portées à sa connaissance afin de préserver le secret médical
• Maîtriser les usages administratifs des domaines d'intervention
• Planifier son travail, prioriser et gérer les urgences
• Reporter sur son activité

Aptitudes

• Rigueur, sens de l’organisation,
• Réactivité et autonomie,
• Qualités relationnels (poste en lien avec le public)
• Sens de la communication et du travail en équipe
• Rédaction d’écrits professionnels
• Discrétion sur les informations communiquées
• Compréhension de la nécessité de confidentialité vis à vis des données médicales

Expérience(s) souhaité(s)

• Expérience dans l’assistanat de direction

Niveau de diplôme et formation(s)

• Bac à Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager, formation en secrétariat médical