Secrétaire de direction H/F
RESPONSABILITÉS :
L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e secrétaire de direction au sein du service prévention des risques.
Mission 1 : Gestion des visites médicales des agents de l'université
Organisation et planification
- Suivre les tableaux de bord relatifs aux visites médicales des agents.
- Planifier les rendez-vous médicaux et alimenter les plannings de visites.
- Rédiger et envoyer les convocations aux agents concernés.
- Gérer les aléas de planning (annulations, reports, reprogrammations).
- Planifier la campagne de vaccination grippale
Suivi administratif
- Réceptionner et enregistrer les comptes rendus démédicalisés transmis par le service de médecine du travail.
- Mettre à jour les fiches individuelles de suivi des visites médicales.
- Contribuer à l'élaboration du rapport annuel relatif au suivi médical des agents.
Mission 2 : Secrétariat du service prévention des risques
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des courriers entrants et sortants.
- Assurer le secrétariat de la F3SCT
- Réaliser le classement, l'archivage et le suivi documentaire du service.
- Concevoir et mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi.
- Participer à l'actualisation des pages intranet dédiées à la prévention des risques.
- Aide au suivi du budget
Mission 3 : Gestion administrative des formations sécurité des agents de l'université
- Recenser et centraliser les besoins en formations à la sécurité au sein des composantes et services.
- Organiser et suivre les sessions de formation et de recyclage obligatoires (secourisme, habilitations, etc.).
- Mettre à jour les bases de données et listes des agents formés aux différents dispositifs de sécurité.
- Veiller à la cohérence entre les formations suivies et les aptitudes médicales requises pour certaines activités.
- Élaborer et actualiser les tableaux de bord de suivi des formations.
Missions 4 : Gestion des Vérifications Générales Périodiques (VGP)
- Demande de devis
- Planification des contrôles avec les prestataires
- Réception des rapports de vérification
- Transmission des rapports aux différents services
- Tenir à jour le plan d'actions
PROFIL RECHERCHÉ :
· Maîtrise des outils bureautiques
· Connaissance du cadre réglementaire en santé et sécurité au travail dans la fonction publique
· Gestion administrative et suivi d'activité
· Respect des échéances réglementaires
· Gestion documentaire et archivage
· Planifier et organiser des rendez-vous
· Rédiger des courriers administratifs et comptes rendus
· Assurer le suivi administratif de dossiers individuels
· Exploiter et analyser des données pour produire un bilan annuel
· Mettre à jour des bases de données et outils de suivi
· Gérer et actualiser des contenus sur intranet
· Coordonner différents interlocuteurs (médecine du travail, formateurs, services RH, agents)
· Rigueur et sens de l'organisation
· Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité (données médicales)
· Sens du service public
· Autonomie
· Réactivité face aux imprévus (annulations, urgences médicales)
· Capacité d'adaptation
· Esprit d'analyse et de synthèse (bilans, rapports annuels)
· Aisance relationnelle (agents, encadrants, médecins, organismes de formation)
· Sens des priorités
· Travail en équipe
- Gestion d'informations sensibles et confidentielles liées au suivi médical des agents, impliquant une stricte obligation de discrétion professionnelle.
- Activité impliquant de nombreux échanges avec différents interlocuteurs (services de l'université, médecine du travail, organismes de formation).
- Adaptation aux évolutions réglementaires en matière de santé, sécurité et prévention des risques au travail.
Type de recrutement
Poste de catégorie B ouvert uniquement à la mobilité interne.
Date limite de réception des candidatures : 18/04/2026
