Secrétaire juridique bilingue (F/H)

Directement rattachée au service Secrétariat

Secrétariat classique

• Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d’appel et la prise des messages ;
• Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas complexes, organisation des réunions et des conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de l’équipe ;
• Prendre en charge l’impression, la numérisation, les photocopies de documents et la création de bibles ;
• Assurer la frappe, la relecture, la correction et la mise en forme de documents en français et en anglais ; Effectuer le classement et l’archivage des dossiers électroniques et physiques de l’équipe ;
• Participer à la gestion des dossiers personnels de l’associé (préparation de courriers, etc.) ;
• Aider les avocats dans la préparation des correspondances avec les tribunaux et les parties adverses, des conclusions et des dossiers de plaidoiries via e-Barreau (RPVA) ;
• Gestion des notes de frais.

Facturation & Suivi administratif

• Assurer l'ouverture de dossiers clients et la création de matters ;
• Traduire et vérifier les descriptifs, puis assurer l’envoi des factures aux clients ;
• Relancer et suivre les factures en collaboration avec l’équipe Billing ;
• Gérer et saisir les notes de frais ;
• Codifier les factures fournisseurs sur Zeendoc ;
• Suivre et imputer les courses taxis pour les avocats.

Business Development

• Actualiser la base de données contacts (gestion des contacts de l'associé/équipe et saisie des activités de Business Development) ;
• Contribuer à la préparation des appels d’offres et à l’organisation d'événements.