Secrétaire - Institut des formations (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Le Centre Hospitalier du Nord-Mayenne recrute un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour l'Institut des Formations (IFSI-IFAS), dès que possible, pour un CDD de 6 mois, renouvelable, par voie de mutation, détachement, de jour à 100%.
Missions du service :
L'institut des formations en soins infirmiers et aides-soignants du Centre Hospitalier du Nord Mayenne accueille respectivement 3 promotions de 92 étudiants infirmiers et 1 promotion de 50 élèves aides-soignants. Elle a pour missions : la formation initiale des infirmiers et des aides-soignants.

PROFIL RECHERCHÉ :

Missions et activités principales du poste :
• Assurer l'accueil téléphonique et physique
• Orienter le public extérieur : visiteurs et patients du CHNM
• Gérer le courrier postal et électronique
• Effectuer le suivi de la sélection de la plateforme PARCOURSUP
• Assurer et organiser le déroulement des sélections FPC et AS
• Etablir les dossiers de formation des apprenants : s'assurer de la conformité des documents administratifs et effectuer les relances si nécessaire
• Gérer la circulation de l'information : Recevoir, orienter, filtrer et transmettre les communications téléphoniques et garantir la transmission des messages
• Assurer les relations avec les directions fonctionnelles du C.H.N.M., les tutelles (ARS, Conseil Régional, Universités), les directions d'établissements scolaires et de formations et tous les partenaires de la formation
• Organiser les Instances : gérer les convocations et compte-rendu des différentes instances (ICOGI, Section Compétente, CAC...)
• Informer, conseiller et accompagner les apprenants dans leurs diverses demandes
• Echanger et transmettre les informations avec les formateurs référents
• Répondre aux sollicitations de l'équipe pédagogique
• Calculer et passer en paiements les indemnités de stages et les indemnités de déplacements pour les étudiants infirmiers
• Attester l'assiduité des apprenants auprès des employeurs, France Travail, organisme de financement, Région des Pays de la Loire
• Suivi de la taxe d'apprentissage
• Organiser la diplomation jusqu'à la cérémonie
• Posséder des compétences relationnelles sûres et soumettre au Directeur des propositions de rédaction de projets et courriers
• Gestion, suivi et communication des conventions de stage avec les structures partenaires de la formation
• Gestion et suivi des conventions d'interventions et procéder aux paiements des intervenants extérieurs
• Gestion et suivi de la facturation des coûts de la formation auprès des employeurs ou des organismes de financement
• Gérer le paiement des frais de scolarité
• Utilisation du logiciel de transmission des flux financiers à la Trésorerie Principale
• Organiser son travail dans le respect des délais définis par la réglementation
• Adapter son activité aux situations urgentes et imprévues
• Rendre compte au Directeur des instituts de ses activités lors des réunions pédagogiques
• Gestion des réservations de salles
• Gestion de la location de matériel
• Recueillir auprès des agents des instituts les besoins en matériel et fournitures afin d'en assurer la commande
• Archivage