Secrétaire/ hôtesse d'accueil H/F

Poste à pourvoir : 1er décembre 2025

Gestion des appels téléphoniques :
Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes
Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires
Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation
Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs
Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique.
Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents
Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence
Transmettre le standard en fin de poste

Accueil physique :
Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques
Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction
Remettre le livret d'accueil au résident
Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation
Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL.
S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction

Gestion des dossiers administratifs des résidents :
Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents
Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents
Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants,.
Assurer les encaissements et les remises bancaires
Suivre les impayés et les contentieux
Tenir le journal de caisse
Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents
Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents

Activités administratives :
Veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus
Assurer la gestion de la « boutique »
Assurer le suivi des commandes de repas du personnel
Préparer les commandes de matériels de bureau et gérer les stocks
Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Fac To Scan une fois par semaine
Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs,..) pour la résidence comme pour les résidents
Classer les copies des courriers. Ranger les archives
Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques
Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateurs
Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes.
Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité.)
Réaliser divers travaux de secrétariat

Gestion administrative du personnel :
Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs
Inscrire les salariés sur le registre unique du personnel (RUP informatisé)
Effectuer les déclarations uniques d'embauche
Tenir à jour le dossier du salarié
Tenir à jour le « classeur visite et contrôle »
Organiser et suivre les visites médicales des salariés
Participer au suivi des absences dans les limites de ses compétences
Tenir à jour le répertoire des coordonnées du personnel et l'organigramme
Participer à l'organisation des formations, en lien avec les référents d'activité