Assistant / Attaché / Secrétaire/ Agent administratif - Site H/F

Le poste:SecrétaireCDI Temps complet Les missions:En lien avec l'équipe administrative. Gestion des appels téléphoniques :Réceptionner les appels téléphoniques entrants du sitePrendre les messages et les transmettre aux bons interlocuteurs dans les tempsAttribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour laliste téléphonique des résidents présentsTransmettre le standard en fin de poste Accueil physiqueAccueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiquesInformer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonctionRemettre le livret d'accueil au résidentRemplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservationAider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL.S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction Gestion des dossiers administratifs des résidentsOuvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidentsPréparer et suivre la facturation des séjours des résidentsPréparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne,pédicure, repas accompagnants,.Assurer les encaissements et les remises bancairesSuivre les impayés et les contentieuxPréparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidentsTenir le registre des entrées et des sorties des résidents Activités administrativesAssurer le suivi des commandes de repas du personnelEnregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Fac To Scan une fois par semaineClasser les copies des courriers. Ranger les archivesSaisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiquesParticiper à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateursRéceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes.Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité.)Réaliser divers travaux de secrétariat Gestion administrative du personnelAccueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs Communication interne et démarche qualitéParticiper à la démarche qualité, aux différents groupes de travail et aux formationsSignaler à l'équipe soignante toute situation à risque pour le résidentVeiller à la bonne application du règlement de fonctionnement de la résidenceRéaliser l'affichage de divers documents à destination du personnel, des résidents et des visiteurs