Secrétaire (H/F)

Qui sommes-nous ? HANDICAP SERVICES ALISTER est une association médico-sociale organisée en plateforme de services qui accompagne des adultes en situation de handicap, principalement moteur ou cognitif suite à une lésion cérébrale ou une maladie neurologique. Notre mission : favoriser l'autonomie, le maintien à domicile et proposer des solutions d'habitats inclusifs, dans une démarche 100 % inclusive et centrée sur les choix de vie des personnes. principales missions :

Vos principales missions

• l'accueil physique et téléphonique (tenue du standard) des résidents, partenaires et visiteurs
• le premier décryptage de la demande et de l'orientation des interlocuteurs
• la prise de rendez-vous et gestion partielle des agendas
• les différentes activités de secrétariat (gestion et distribution du courrier, création et préparation des dossiers des usagers, frappe de courriers, de comptes rendus, de rapports d'activité d'évaluations sociales et autres pièces administratives)
• l'enregistrement des factures et la préparation des paiements
• l'assistance à la comptabilité
• commande de fourniture
• classement, gestion des stocks (matériel, formulaires, .)

Qualités attendues

• Bienveillance, empathie et discernement.
• Posture professionnelle adaptée.
• Esprit d'analyse et sens des priorités dans des contextes parfois urgents.
• Capacité d'adaptation et d'autonomie
• Force de proposition
• Rigueur, méthode et sens du travail collectif.
• Esprit d'équipe.

Type de contrat CDD - 3 Mois Contrat travail Durée du travail 35H/semaine Travail en journée En contact avec du public Station assise prolongée Salaire

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2100.0 Euros à 2400.0 Euros sur 12.0 mois
• Primes
• CSE
• Complémentaire santé

Déplacements

Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents- BTS Admninistration secrétariat Cette formation est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Améliorer des procédures administratives
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Assurer le suivi de dossiers administratifs
• Classer des documents
• Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)
• Démarche qualité
• Développer des stratégies pour améliorer l'efficacité administrative
• Développer et fidéliser la relation client
• Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects
• Fournir des informations claires et précises par téléphone
• Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Maintenir une relation clientèle de qualité
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Normes rédactionnelles
• Procédures administratives
• Relayer de l'information
• Réaliser des opérations comptables
• Réaliser une gestion comptable
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Techniques de communication orales, écrites et numériques
• Techniques de gestion du temps
• Techniques de numérisation
• Techniques de prise de notes
• Utiliser les outils de gestion et de la relation client
• Utiliser les outils numériques
• B - Véhicule léger Ce permis est indispensable

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de persévérance
• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie

Modalités de candidature : lettre manuscrite et CV à envoyer par voie postale uniquement.

Bienvenue chez Handicap Services Alister, une structure à taille humaine alliant écoute et compétence. Depuis plus de 30 années, notre association est tournée vers le handicap et oeuvre au quotidien pour le bien-être de nos bénéficiaires. Aujourd'hui, plus de 300 personnes peuvent être suivies annuellement par nos équipes spécialisées.