Secrétaire (H/F)

Vos activités principales

• assurer l’accueil téléphonique et mise à jour de l’agenda électronique du directeur et de son adjoints,
• gérer les courriers arrivés et départ de l’ENP et la boîte mail fonctionnelle du secrétariat de direction,
• mettre en ligne et archiver les notes de service,
• gérer les événements importants tels que les cérémonies de sortie, les échanges internationaux, les portes ouvertes (envoi des invitations, préparation des salles, carte vœux…) ,
• instruire les demandes de stages «découverte» et assurer le suivi en lien avec le chef UP, et les collèges ou lycées,
• en qualité d’ADR, délivrer les cartes professionnelles aux élèves et/ou cadres,
• gérer, scanner et dispatcher les comptes-rendus des élèves et des cadres,
• prise de photos et confection des trombinoscopes des élèves lors des incorporations,
• effectuer la mise à jour des annuaires téléphoniques internes et des contacts extérieurs, des plans de bureaux, des étiquettes de portes…,
• gérer le stock de cadeaux (sorties et réassortiments) .

Votre environnement professionnel:

Activités du service: administration générale.

Composition et effectifs du service:

• 1 AAP2
• 1 contractuelle.

Liaisons hiérarchiques:

• le directeur de l’ENP,
• le chef du département des formations, directeur adjoint.

Liaisons fonctionnelles:

• Académie de Police de Lognes,
• SGAMI Est,
• Préfecture du Doubs,
• Sous-Préfecture de l’arrondissement de Montbéliard,
• Lycées et collèges.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

• temps de travail hebdomadaire à 40h30 en horaires variables mais une continuité de service,
• connaissance open office calc et writter,
• savoir travailler en équipe,
• avoir un bon sens de la communication,
• disponibilité, rigueur et discrétion professionnelle.

Profil recherché

• Avoir des compétences en informatique -bureautique/ niveau pratique - requis.
• Connaître l'environnement professionnel/ niveau pratique - requis.
• Savoir travailler en équipe/ niveau pratique - requis.
• Savoir s'organiser/ niveau pratique - requis.
• Savoir rédiger/ niveau pratique - requis.
• Savoir accueillir/ niveau initié - requis.
• Appliquer la réglementation/ niveau initié - requis.
• Avoir le sens des relations humaines/ niveau pratique - requis.
• Savoir s'adapter/ niveau pratique - requis.

Présentation de école Nationale de Police

École Nationale de Police