Secrétaire H/F

Description du poste et Missions

Dans le cadre d'un marché public national, Groupe SOS Solidarités a été retenu pour mettre en oeuvre une plateforme AGIR dans le département du 0.

Responsabilités

• Gestion et Suivi administratifs :
  • Envoi et mise à jour des tableaux de bord
  • Constitution et tenue des dossiers du personnel (fiche de renseignements, visite médicale, etc.) et des registres du personnel et résidents
  • Elaboration du dossier d’entrée
  • Traitement des dossiers de candidature
  • Mise à jour du panneau d’affichage sous la responsabilité du chef de service
  • Participation aux réunions d’équipe
  • Saisie informatique de données pour transmission aux partenaires et prestataires divers
  • Classement des dossiers et archivage
  • Gestion des stocks de fournitures, outils de travail pour le personnel
  • Inventaire et stockage des fournitures
  • Assurer les réceptions des commandes
  • Gestion administrative et suivi des déclarations de sinistres auprès des assurances.
  • Rédiger les documents administratifs (contrats de travail, avenants…) concernant les salariés des ACT
  • Suivi, saisie et transmission des données RH (Congés, arrêt maladie, procédure d’embauche, fin de contrat, etc.)
• Comptabilité :
  • Tenue de caisse
  • Tenue du journal des dépenses
  • Récupérations des documents comptables
  • Suivi des factures à payer sous la responsabilité du chef de service
  • Vérification des documents comptables
  • Elaboration, suivi et encaissement des factures résidents
  • Transmission des documents comptables au GIE Alliance gestion sous la responsabilité du chef de service
• Secrétariat de la direction :
  • Accueil téléphonique et physique, rédaction de courriers, comptes-rendus et notes, gestion de l’agenda, organisation logistique des réunions, commande de matériel, classement, archivage et suivi de dossiers.

Cette liste est non exhaustive.

Profil recherché

• Compétences :
  • 1) Savoir-faire relatifs à la tenue du standard et de l’accueil physique des visiteurs :
    • S’exprimer avec clarté au téléphone
    • Etre réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs
    • Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l’équipe.
    • Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées.
    • Savoir orienter les visiteurs entre les différents services
    • Savoir prendre les messages téléphoniques de façon claire et précise
    • Savoir accueillir de façon aimable les visiteurs
    • Etre capable de répondre à certaines demandes techniques d’informations (demandes d’adresses précises de centres, procédures d’admission …)
  • 2) Savoir-faire relatif au suivi administratif / de la gestion / de la comptabilité :
    • Savoir retranscrire les transmissions internes et informations aux différents membres de l’équipe.
    • Savoir rédiger les courriers administratifs, notes, rapports, comptes rendus à la demande de la Direction
    • Savoir tenir des fichiers à jour
    • Savoir recueillir les besoins en matériel pour le personnel
    • Savoir établir les bons de commande
    • Savoir concevoir et mettre en page des documents sur support informatique
    • Classer et archiver les dossiers
    • Etre capable de tenir à jour les documents administratifs concernant le personnel du centre (demandes de congés, fiches préparatoires de salaires…)
    • Savoir alimenter des bases de données spécifiques
    • Concevoir et mettre en page des documents sur support informatique
• Connaissances :
  • Connaissances en gestion, en administration et notions de comptabilité
  • Connaissances des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Internet, HR4YOU
  • Connaissance du champ de l'Asile et/ou de l'intégration souhaitée.
  • Connaissance des territoires souhaitée
• Spécialité : Administration
• Diplôme exigé : Niveau 4 - (BAC)
• Début du contrat : ASAP