Secrétaire (H/F)

ENTREPRISEL'UGECAM Hauts-de-France est un organisme du régime général de sécurité sociale qui gère une quinzaine d'établissements et services, sanitaires (SMR et psychiatrie) et médicosociaux (enfants et adultes handicapés, personnes âgées dépendantes), sur la région.

Le Centre de Réadaptation Professionnelle « La Mollière » (ESRP-ESPO) a pour mission l'évaluation, l'orientation, la préformation, la formation et l'accompagnement à la réinsertion professionnelle et sociale des personnes ayant la Reconnaissance de la Qualité de Travailleurs Handicapés (RQTH), délivrée par les Commissions des Droits et de l'Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH). Le Centre dispose de 132 places : 72 en préorientation, 60 en réadaptation professionnelle. Les activités principales comprennent le SAMSAH, le Dispositif d'Emploi Accompagné et le Dispositif de Formation Accompagnée du Pas-de-Calais (DEA62, DFA62).

Mission

Le/la secrétaire de préorientation assure la gestion du processus de préadmission, d'admission et d'accueil des bénéficiaires, depuis la réception de la notification jusqu'à leur entrée dans l'établissement, puis durant leur parcours selon les besoins.

Responsabilités

• Gérer le suivi administratif des dossiers de préadmission et d'admission, en garantissant leur complétude et leur mise à jour.
• Assurer l'actualisation des données sur les outils et plateformes numériques (Airmes, ViaTrajectoire, tableaux de suivi des notifications).
• Renseigner les bénéficiaires et futurs bénéficiaires ainsi que tout interlocuteur par téléphone, en assurant une écoute attentive, une régulation des demandes et leur orientation si nécessaire.
• Organiser les journées de pré-accueil (planification, coordination logistique, préparation des documents).
• Accueillir les bénéficiaires nouvellement entrés et leur communiquer les supports et informations nécessaires ; répondre à leurs éventuelles questions et les réorienter vers les bons interlocuteurs.
• Assurer le secrétariat courant du service de préorientation en lien étroit avec la responsable de service (courriers, comptes rendus, suivi administratif).
• Participer à la continuité de service en assurant la suppléance des autres secrétariats et en facilitant la transmission des informations entre les équipes.
• Interagir avec les professionnels pour réfléchir aux améliorations et à l'optimisation des circuits, de la communication, des services rendus.

Profil recherché

• Sens de la discrétion et aisance relationnelle.
• Maîtrise des techniques d'écoute active et de communication non violente.
• Rigueur, sens de l'organisation et capacité à anticiper les besoins et les échéances.
• Aptitude au travail en équipe et capacité d'adaptation, notamment dans des contextes de relais ou de remplacement.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Access, PowerPoint) et capacité à s'approprier des logiciels métiers.
• Très bon niveau d'orthographe et maîtrise des règles de mise en page des documents administratifs.

Contexte du poste

Type de contrat : CDI (durée complète), 39 heures / semaine, travail en journée.

Localisation : Berck (62). Parking privé gratuit pour les salariés. L'employeur interrogera le FIJAISV pour la personne recrutée.

Rémunération : 26 846 € annuels sur 14 mois (13ème et 14ème mois sous conditions de présence dans l'année). Complémentaire santé, participation, CSE, intéressement éventuel.

Disponibilité : à pourvoir mi‑août. Entretiens de recrutement : courant juin, début juillet.

Convention collective : Sécurité Sociale.