Secrétaire H/F

L'Adapei 35 est une association du secteur médicosocial qui accompagne plus de 3500 personnes en situation de handicap grâce aux compétences de 1 700 professionnels au sein de 74 établissements dans le département d'Ille-et-Vilaine. RECRUTE

Pour le Dispositif Habitat du Pays d'Alet - Foyer d'Hébergement La Grande Maison à Saint-Malo

Un Secrétaire/ Assistant de Gestion Administrative et Logistique (H/F/X)

Le Dispositif Habitat du Pays d'Alet est composé de dix établissements et Services :

• La résidence de Rousse composée de 18 places en Habitat Accompagné (HA La Caravelle), 8 places en Service d'Accueil Temporaire (SAT Le Trimaran) et 20 places en Accueil de Jour (SAJ Macarthur)
• Un foyer d'hébergement « La Grande Maison » de 52 places
• Un foyer d'accueil médicalisé « Le Marais » de 22 places
• La Résidence du Phare composée d'un foyer de vie de 43 places en internat et de 12 places en accueil de jour (SAJ Kersauzon)

Description du poste

• Vous assurez l'accueil physique et téléphonique
• Vous assurez la mise à jour des dossiers du personnel, des résidents, en appliquant une discrétion professionnelle absolue
• Vous assurez la saisie et la mise en forme de divers documents (courriers, rapports, enquêtes)
• Vous veillez à la mise à jour des listes d'attentes, des documents administratifs, des registres divers (entrées sorties, sécurité, visites médecine du travail)
• Vous êtes en relation directe avec les familles, les équipes, et la direction
• Vous établissez les déclarations préalables à l'embauche, vous enregistrez les déclarations d'accidents du travail, vous éditez les contrats et les faites signer dans les délais légaux
• Vous effectuez des travaux spécifiques à la demande de la direction (tableaux, comptes rendus, suivis)
• Vous actualisez la documentation et l'affichage
• Vous proposez toute amélioration d'organisation ou de fonctionnement liée à votre poste et participez au même titre que l'ensemble des salariés à la réalisation des évaluations et du projet d'établissement
• Vous préparez les états de présence pour le FH et autres tableaux de suivis
• Vous rapprochez les bons de commandes et les factures et veillez au contrôle par les personnes ayant réalisé les dépenses
• Vous assurez le suivi des caisses en lien avec la responsable administrative et des moyens généraux
• Vous assurez la référence « formation » pour le dispositif en lien avec la RAMG (gestion des inscriptions, lien avec le siège, participation à l'organisation des formations sur les sites du DHPA.)

Profil recherché

• Diplôme de niveau IV minimum exigé
• Aisance relationnelle souhaitée auprès d'un public en situation de handicap
• Capacités relationnelles et de communication
• Parfaite maîtrise de l'outil informatique et adaptation aux logiciels professionnels

Contrat proposé

• Mission d'intérim à pourvoir dès que possible jusqu'au 31/08/2026
• Temps plein du lundi au vendredi
• Rémunération selon la CCNT66 avec reprise d'ancienneté selon la règlementation en vigueur

Modalités de recrutement

• Date limite de candidature le 20/06/2026

Référence de l'offre : Secrétariat DHPA Intérim 1 ETP

Expérience et compétences

• Experience : Débutant accepté
• Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données
• Qualification : Technicien
• Secteur d'activité : Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
• Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.