SECRÉTAIRE GÉNÉRAL(E) DE MAIRIE DE GRISELLES

Commune de Griselles

Lundi – mardi – mercredi – jeudi: 8 h 00 à 12 h 15 / 13 h 30 à 17 h 00

Vendredi: 8 h 00 à 12 h 00

1er mercredi du mois permanence

8 h 00 à 12 h 15 - 15 h 30 à 19 h 00

Présentation de la mission

Assurer l’accueil du public, gestion de l’Etat Civil, de l’Urbanisme, des affaires scolaires et du cimetière

Activités

Accueil physique et téléphonique du public

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
• Accueillir le public sur place ou par téléphone
• Renseigner le public sur place ou par téléphone.
• Recevoir, filtrer et orienter les appels.
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
• Assurer un accueil de qualité: bonne tenue du hall d’accueil en triant et en réactualisant régulièrement la documentation mise à disposition du public

Secrétariat

• Traitement et gestion du courrier et courriel départ et arrivée
• Tâches administratives diverses: frappe de courriers – classement – archivage en fin d’année
• Elaboration des arrêtés dans les domaines de la voirie, de l’urbanisme, des affaires générales et des débits de boissons

Affaires scolaires

• Pré-inscription des enfants à l’école
• Préparation des dossiers d’inscription aux services périscolaires à chaque rentrée scolaire (cantine-garderie-étude surveillée-dérogations)
• Gestion du portail BL Enfance: inscriptions des enfants à la cantine et à la garderie – commandes des repas de cantine – facturation en début de mois
• Suivi des restes à recouvrer en Trésorerie
• Préparation et organisation du conseil municipal des enfants

Affaires générales

• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune
• Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité (suivi des tarifs, états des lieux et règlements)
• Assurer la commande de l’alimentation et fleurs pour les cérémonies.
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
• Gestion du site internet – panneau pocket – panneau d’affichage de la mairie
• Mise à jour régulière des trois supports de communication
• Recevoir, instruire et délivrer les actes de déclaration et de célébration relatifs à l’État Civil (naissances, mariages, décès, reconnaissances, changement de nom/prénom, PACS…)
• Tenue des registres d’état civil (ouverture et clôture – tables annuelles et décennales)
• Préparation de la salle du conseil municipal pour les mariages
• Cimetière: vente de concessions – traitement des demandes des pompes funèbres – gestion du logiciel cimetière de Berger Levrault
• Recensement militaire: inscriptions des jeunes - établissement et transmission des listes chaque trimestre
• Délivrance de certificats divers et légalisations de signature
• Instruction et célébration des parrainages civils
• Traitement des livrets de famille - Recensement citoyen –
• Traitement des actes et opérations administratives du funéraire –
• Traitement des dossiers relatifs aux autres missions du service - Traitement des dossiers de demandes de titres sécurisés
• Gestion matérielle des listes électorales (inscriptions et radiations)
• Préparation des divers scrutins (organisation des permanences du bureau de vote et transmission aux élus – préparation des feuilles de dépouillement – impression des cartes électorales – gestion des procurations)
• Préparation de la salle polyvalente pour l’organisation du bureau de vote
• Transmission des résultats à la Préfecture et affichage
• Gérer les dossiers et les correspondances des autorisations d’urbanismes (de la réception à la délivrance) ainsi que la police de l’urbanisme ; assurer le lien avec le service instructeur,
• Gérer le suivi administratif des autorisations au titre des ERP ;

Salles communales

• Gestion des plannings des locations de la salle polyvalente et de la salle du bourg
• Vérification des contrats de location pour les réservations desdites salles suivant le règlement et la convention en vigueur
• Mise à jour de l’inventaire du matériel des salles communales
• Etablissement des fiches de prêt de tables et chaises aux administrés
• Etat des lieux lors des locations de la salle du bourg

Fêtes et cérémonies

• Préparation et envoi des invitations lors des diverses manifestations de la commune (commémorations – vœux du Maire – repas des Ainés…)
• Etablissement des affiches et communication des diverses manifestations
• Préparation de la salle du conseil municipal de la mairie et de la salle polyvalente pour les pots des commémorations ou autres manifestations

Compétences

• Sens du service public
• Connaître les techniques de secrétariat (savoir rédiger, mettre en forme un courrier et vérification de l’orthographe)
• Savoir organiser son planning en fonction de la priorité des dossiers
• Maîtriser les logiciels informatiques (traitement de texte Word – Excel) ainsi que les logiciels utilisés à la mairie (Berger-Levrault – Operis – Cadastre numérisé)