CHARGÉ D'ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE - H/F

Description :

RECRUTE

1 CHARGE(E) D’ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE

A TEMPS COMPLET (H/F)

SERVICE AFFAIRES GENERALES - POPULATION

Sous la responsabilité de la Responsable du service population, vous représentez l’image de la collectivité auprès des usagers. Au sein d’une équipe de trois agents, vous assurez l’accueil physique et téléphonique de la mairie, des missions relatives à l’état civil et à la gestion des salles communales, et plus spécifiquement de la gestion des fournitures administratives, du suivi des assurances et des associations.

VOS MISSIONS :

-       ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE DE LA MAIRIE PRINCIPALE ET DES MAIRIES ANNEXES

·         Accueillir le public avec amabilité et en s’exprimant clairement

·         Recevoir, filtrer et orienter les appels

·         Donner les renseignements de base aux administrés et les orienter vers les services

·         Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence

·         Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité

·         Conserver neutralité et objectivité face aux situations

·         Adapter son intervention aux différents publics

-       GESTION DES ACTES D’ÉTAT CIVIL 

·         Traiter l’ensemble des demandes d’état civil

·         Recueillir les déclarations et dresser les actes de naissance, mariage, décès, transcriptions, livrets de famille

·         Instruire les dossiers de mariages, parrainages civils et PACS

·         Tenir à jour les registres d’état civil

-       GESTION DES FOURNITURES ADMINISTRATIVES

·         Tenue du stock des fournitures administratives

·         Passation des commandes

·         Réception et contrôle des articles commandés

-       SUIVI DES LISTES ÉLECTORALES ET DES ÉLECTIONS

·         Suivi des inscriptions et radiations

·         Aide à la préparation des échéances électorales

-       SUIVI DES DEMANDES DE SUBVENTIONS DES ASSOCIATIONS

·         Mise à jour et envoi des formulaires

·         Réception et suivi des demandes

·         Information des associations subventionnées

-       SUIVI DES ASSURANCES

·         Etre le contact des agents et des tiers en cas de sinistre

·         Transmettre les sinistres aux compagnies d’assurances

·         Suivre les sinistres et leur traitement

-       GESTION DES SALLES

·         Traiter les demandes de réservations de salles

·         Gérer les plannings d’occupation et de location des salles communales

-       Formation de niveau BAC à BAC+2 et justifiant idéalement d’une première expérience en mairie

-       Bonne connaissance des procédures administratives et législatives en matière d’état civil

-       Une expérience dans le suivi des assurances est un plus

-       Grandes qualités relationnelles, sens du contact

-       Autonomie, rigueur et organisation

-       Capacité à s’exprimer

-       Sens du service public, discrétion

-       Polyvalence dans les missions du poste