Secrétaire - Direction des Investissements F/H

Métier Assistanat secrétariat - secrétariat Type de contrat Titulaire ou CDI Service d'affectation Direction des Investissements Présentation du service La Direction des Investissements (D.

I.

S.

T.) rassemble pour les sept sites du groupe hospitalier universitaire Paris-Saclay (Bicêtre, Paul Brousse, Antoine Béclère, Ambroise Paré, Sainte Perrine, Raymond Poincaré, Berck) un département Travaux, un département Maintenance et Sécurités, un département Équipements Biomédicaux, et un département Administratif et Financier

• Une Directrice des Investissements
• Une Directrice adjointe des investissements / des Équipements et du Biomédical de l’APHP-Paris
• Un Directeur technique Maintenance et des Sécurités
• Deux Directrices secteur travaux Sud et secteur travaux Ouest
• Un Responsable du contrôle de gestion et des amortissements
• Une Responsable du département administratif et financier
• Secrétariat: 2 assistantes (dont le poste est en recrutement) Vos missions Missions générales:
• Assiste dans l’ensemble des tâches du secrétariat de la Directrice des Investissements
• Assure le management du secrétariat de la Direction Mission permanentes:
• Coordonne et anime le secrétariat
• Gère l’agenda de la Directrice des Investissements en coordination avec sa collègue
• Gère le planning des congés du secrétariat avec sa collègue et ceux des cadres de la Direction des Investissements
• Planifie les réunions
• Réalise des travaux bureautiques (courriers, rapports, notes, comptes rendus, plus suivi des effectifs et recrutements etc…)
• Participe et rédige le compte rendu du CODIST et ceux des CTI des DMU
• Gère des dossiers spécifiques
• Classe et archive les dossiers de la Directrice et du secrétariat de direction
• Organise la gestion de l’administration des logements et des conventions d’occupation de tiers avec sa collègue
• Organise la gestion des gardes techniques et administratives
• Assure le relai avec la DRH sur les dossiers des...