Secrétaire de la sous-direction (SDRH)

Affecté au secrétariat commun SDRHRS, le titulaire du poste assure des missions de secrétaire. Le travail au sein du secrétariat est mutualisé et l’ensemble des agents intervient au profit des différentes entités SDRHRS.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique, gérer les appels téléphoniques et les courriels
• Gérer la planification collective, les agendas et l’organisation des réunions du service
• Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
• Enregistrer et répartir les courriers, les classer et les archiver des courriers
• Suivre l’activité de la sous-direction et piloter le processus de validation des notes et commandes
• Préparer, mettre en forme et valoriser des supports écrits (courriers, notes, tableaux, etc.)
• Suivre les absences et congés des agents
• Préparer et accompagner les arrivées des nouveaux agents
• Accompagner les agents dans leurs démarches administratives
• Organiser les déplacements et missions des agents (ordres de mission, réservation billets et hôtels, etc.)
• Gérer les postes informatiques et téléphoniques ainsi que les divers équipements spécifiques des bureaux/prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service
• Commander et gérer les fournitures
• Réaliser des travaux transversaux de secrétariat (photocopies, tableaux de suivi, etc.)
• Traiter des dossiers ponctuels