Secrétaire de formation / Assistant de pôle énergie (H/F)

Sous la direction du directeur du pôle Energie et informatique, le/la secrétaire du pôle et de formation exerce ces missions pour les FISE/FISA Energie et Génie électrique, et pour le pôle Energie et Informatique.

Il/Elle assure des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, financière, technique et logistique et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures fixées pour chaque type d'activités.

Assurer le secrétariat du pôle et des formations Energie et génie électrique et apporter toute l'assistance nécessaire aux responsables ;

Gérer les agendas et les déplacements ;

Participer à la préparation du budget prévisionnel et suivi de l'exécution budgétaire du pôle et des différents projets qui s'y rattachent (devis, bon de commande sur Sifac Web, réception matériels, factures) ;

Participer et organiser les bureaux de pôles, réunions, et leurs comptes rendus ;

Suivre les projets du pôle et plate-forme ;

Assurer le suivi des commandes ;

Assurer le soutien logistique de l'activité d'un service (locaux, matériels, fournitures), de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) ;

Effectuer le suivi d'indicateurs et des tableaux de bords

Proposer et concevoir des procédures et outils de gestion administrative pour améliorer le fonctionnement dans une démarche d'amélioration continue ;

Organiser et assurer la logistique des visites, des déplacements, des différents jurys et des réunions (préparation des présentations ppt, rédaction des comptes rendus) ;

Accueillir des personnalités françaises et étrangères (stage en laboratoire, professeurs invités, responsables des universités partenaires français et étrangers) ;

Participer à la vie de l'établissement et des formations : portes-ouvertes, remise des diplômes, élections, Crunch... ;