SECRETAIRE DE DIRECTION - IFSI CH CHARLES PERRENS - H/F

Poste proposé

SECRETAIRE DE DIRECTION - IFSI CH CHARLES PERRENS - H/F

Responsabilités

Sous la responsabilité de la directrice et de son adjointe, vous serez en charge de:

• Gérer le suivi administratif de l'ensemble de la scolarité des étudiants et élèves
• Participer à l'activité administrative de l'institut
• Collaborer avec les autres assistantes administratives de l'IFSI
• Participer à la mise en stage administrative des étudiants infirmiers

Activités permanentes :

• Accueil des étudiants, élèves et intervenants de l'entrée en formation à la diplomation
• Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants et élèves via le logiciel spécifique
• Inscriptions universitaires pédagogiques et administratives
• Tenue et mise en conformité des dossiers avec les cadres formateurs
• Classement et archivage des dossiers scolaires
• Gestion des mouvements des étudiants et élèves (interruption, césure, autres)
• Participation à la gestion du diplôme d'Etat d'infirmier en lien avec les cadres formateurs et la coordinatrice pédagogique
• Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificat, déclaration des AES et autres accidents)
• Gestion des absences en lien avec le cadre formateur et l'assistante des stages
• Gestion des frais
• Gestion des stocks, commandes, fournitures

Activités ponctuelles et/ou spécifiques :

• Permanence à l'accueil physique et téléphonique
• Accueil des intervenants extérieurs

Profil recherché

Formations, Diplômes et/ou qualifications requises

Expérience souhaitée en gestion administrative et/ou pédagogique

Savoir-faire :

• Rigueur, sens de l'anticipation, de l'organisation et de la planification du travail
• Maitrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint
• Maitrise des réseaux de communication à distance (TEAMS)
• Maitrise des logiciels internes
• Capacité de priorisation
• Maitrise de la mise en forme de documents administratifs.

Savoir être :

• Sens de l'accueil
• Capacité d'adaptation
• Dynamisme, esprit d'initiative et d'innovation
• Capacités relationnelles et communicationnelles
• Savoir être à l'écoute des différents acteurs du dispositif de formation