Secrétaire de direction (H/F)

Missions :

Sous l'autorité de la responsable administrative et financière, le.la secrétaire de direction est chargé.e d'assurer un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement du service, à l'accueil et à l'information des personnes. Il.elle assiste, par ailleurs, le directeur dans la mise en œuvre quotidienne de ses activités sur le plan administratif. Il contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique.

• Assister le directeur dans l'organisation quotidienne de son travail
• Planifier, organiser, préparer et suivre les réunions de la direction et du service
• Vérifier l'ensemble des documents soumis à la signature du directeur
• Assurer l'interface et l'accueil (physique, téléphonique et par mél.), fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes, organiser la circulation et la diffusion des informations internes et externes
• Traiter les contacts du directeur : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
• Traiter, mettre en forme, rédiger et valoriser des courriers, documents administratifs et comptes rendus de réunions (direction, service, instances.)
• Établir des plans de classement, classer et archiver
• Veiller au respect du calendrier des principales échéances de l'activité du directeur
• Prendre des notes et rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers administratifs
• Suivre le courrier personnel et les affaires réservées
• Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la fonction de direction
• Traiter des dossiers ponctuels