Secrétaire de direction H/F

À propos de nous

HOVIA est une association reconnue d’utilité publique, engagée depuis plus de 100 ans auprès des publics les plus vulnérables : enfants et familles, personnes en situation de handicap, personnes âgées dépendantes. Présente dans 4 régions, elle regroupe plus de 60 établissements et 1 300 professionnelles au service de 3 200 personnes accompagnées.

En plein cœur de Paris, le site HOVIA Paris 16 regroupe 1 ESAT et 3 foyers accueillant 280 adultes en situation de handicap psychique.

Mission

Votre rôle : un appui administratif et RH au service des établissements. Sous l’autorité de la directrice de l’ESAT et du directeur des foyers, vous assurez la gestion administrative et contribuez à la fiabilité des processus RH au sein d’établissements accompagnant des adultes en situation de handicap. Véritable relais opérationnel, vous faites le lien au quotidien entre les équipes, la direction et le siège.

Vos Missions

Gestion administrative RH

Publication des offres d’emploi sur Between.

Constitution et mise à jour des dossiers administratifs RH de l’entrée du salarié à son départ : élaboration des lettres d’embauche, transmission de la fiche de poste, création de badge et de ligne téléphonique, etc.

Gestion des adhésions à la mutuelle.

Création et suivi des dossiers de visites médicales à l’ACMS.

Création et suppression des accès GLPI pour les boîtes mails.

Réalisation des fiches navette à l’arrivée ou au départ des salariés et transmission au gestionnaire de paie.

Saisie des absences, congés, temps partiels, RTT dans Océalia.

Gestion des titres de transport et des demandes d’acomptes.

Préparation et contrôle des paies des professionnels et des personnes accompagnées (ESAT).

Gestion et suivi administratif des formations et du plan de développement des compétences (PDC) par établissement.

Transmission des prises en charge et des demandes de remboursement auprès du référent siège pour les formations de chaque établissement.

Suivi des entretiens professionnels.

Rédaction de courriers (convocations, procédures disciplinaires, etc.).

Déclaration et suivi des accidents de travail.

Traitement et suivi des demandes individuelles des salariés sur l’ensemble des problématiques RH.

Gestion commerciale

Édition et transmission des factures clients.

Élaboration et mise à jour du suivi de l’activité commerciale de l’ESAT.

Lien avec la plateforme administrative du site.

Appui à la Direction

Gestion et suivi des courriers.

Rédaction et diffusion des notes de service.

Mise à jour et affichage des informations CSE.

Saisie et mise à jour des indicateurs de pilotage.

Gestion des éléments liés à l’ANAP.

Gestion administrative des fournisseurs : collecte et regroupement des pièces nécessaires à la validation (bons de livraison, bons d’intervention, devis).

Suivi des factures dans YOOZ en lien avec la PAF.

Profil recherché

• Formation de niveau Bac à Bac +2 (assistanat de direction, gestion administrative, commerciale et RH) ou expérience équivalente.
• Expérience en environnement médico‑social appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Rigueur, sens de l’organisation et respect de la confidentialité.
• Capacité à prioriser et à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Qualités relationnelles et esprit d’équipe.

Ce Que Nous Vous Proposons

Contrat : CDI – 36.5H – RTT

Rémunération : selon la CCN 51, avec reprise d’ancienneté + Ségur 238 € brut/mois

Avantages sociaux : mutuelle prise en charge à 65 %, chèques vacances et cadeaux, restauration possible sur place (2 915 €/repas)

Un Cadre De Travail Accessible

29 rue Félicien David – Paris 16e

Métro 10 (Mirabeau / Église d’Auteuil)

RER C (Javel – Maison de la Radio)

Une équipe engagée, solidaire et bienveillante, au cœur d’un projet éducatif valorisant.

Rejoignez‑nous et faites la différence !

Si vous êtes prêt·e à relever ce défi passionnant et à contribuer activement à ce projet humain et ambitieux, n’attendez plus pour postuler !

Référence de l’offre : kx9r1kf7ae