Secrétaire de direction (H/F)

Groupe RIFSEEP: C1

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique de la Direction.
• Suivi des courriers : rédaction, mise en forme et envoi.
• Priorisation et gestion de l’agenda du Directeur et du Directeur adjoint (invitations, rendez‑vous, réunions, déplacements).
• Planification, organisation et suivi de réunions (réservation des salles, etc.).
• Soutien logistique à la direction et aux chefs de bureaux : gestion de l’agenda, des déplacements, des plannings, filtrage des interlocuteurs.
• Suivi, gestion des frais et réservation de déplacements via CHORUS DT (hôtels, trains, avions).
• Constitution des dossiers de préparation des entretiens, réunions et déplacements du Directeur.
• Vérification et mise en forme des documents et tableaux transmis aux Directeurs.
• Suivi quotidien du logiciel CASPER, régularisations éventuelles et réponses aux sollicitations en lien avec la cellule gestion du temps du SGAMI/DRH.
• Soutien à la gestion de la DI.
• Veiller à la bonne transmission et suivi des documents et parapheurs.

Qualifications

• Connaissances techniques : environnement professionnel (niveau pratique requis).
• Compétences informatiques – bureautique (niveau maîtrise requis).
• Compétences budgétaires et comptables (niveau pratique requis).
• Savoir rédiger (niveau maîtrise requis).
• Savoir s’organiser (niveau maîtrise requis).
• Savoir travailler en équipe (niveau pratique requis).
• Avoir l’esprit de synthèse (niveau pratique requis).
• Avoir le sens des relations humaines (niveau maîtrise requis).
• Savoir s’exprimer oralement (niveau maîtrise requis).
• Savoir s’adapter (niveau maîtrise requis).
• Savoir communiquer (niveau maîtrise requis).

Conditions particulières d'exercice

• Disponibilité.
• Rigueur, discrétion, confidentialité.

Perspectives de carrière

Les compétences mises en œuvre sur le poste permettront d’évoluer au sein de la catégorie C et une bonne connaissance des services administratifs dans le ressort de la zone SUD.

Durée attendue

3 ans