Assistante ou assistant de la Sous-préfète de Chateaulin

Responsabilités

Vos activités principales

• Accueil physique et téléphonique des usagers et gestion du courrier entrant/sortant de la Sous-préfecture
• Gestion et organisation de réunions, de déplacements et de l’agenda de la Sous-préfète
• Rédaction de courriers et courriels pour la sous préfète (interventions – réponses aux diverses sollicitations)
• Préparation des dossiers de la Sous-préfète en collaboration avec les services intéressés (collecte d’informations auprès des différents services et mise en forme)
• Suivi des budgets de représentation et de la résidence et gestion des achats et fournitures de la sous préfecture en lien avec le SGCD

Activités accessoires

• Communication (press book, outils numérique, photos, soutien à l’élaboration des communiqués de presse, relations aux médias, presse locale)
• Accompagnement du jeune volontaire du service civique sur son poste à la Sous-préfecture (Mission d’accueil et PAN)
• Aide à la gestion des frais de déplacements des agents de la sous-préfecture – création des ordres de missions dans chorus DT (achats billets de train ou d’avion – réservation hôtel).
• Correspondance du service départemental d’action sociale: communication d’informations à caractère social au sein de la sous-préfecture
• Soutien administratif en tant que de besoin auprès des agents des deux pôles métiers

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

• Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis
• Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-faire

• Savoir s'organiser / niveau expert - requis
• Avoir l'esprit de synthèse / niveau maîtrise - requis
• Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis
• Savoir travailler en équipe / niveau pratique - requis

Savoir-être

• Savoir s'adapter/ niveau expert - requis
• Savoir communiquer/ niveau maîtrise - requis
• Avoir le sens des relations humaines/ niveau maîtrise - requis
• S'avoir s'exprimer oralement/ niveau pratique - à acquérir

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Polyvalence, réactivité, adaptabilité, discrétion, disponibilité

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Localisation du poste

Europe, France, Bretagne, Finistère (29)