Secrétaire de direction (H/F)

Responsabilités

Les missions du poste sont les suivantes:

• l’accueil (physique et téléphonique) et l’orientation du public
• l’enregistrement et la gestion du courrier (départ/arrivée)
• la gestion des agendas de la directrice interrégionale, de son adjoint et de la secrétaire générale
• la mise en forme des courriers et notes de la directrice interrégionale
• la rédaction des comptes rendus des comités de direction
• le suivi et l’organisation matérielle des permanences
• l’organisation des déplacements des agents de la MSPOM
• La réservation des titres de transport et de l’hébergement
• L’établissement des ordres de mission
• L’établissement des dossiers de déplacement DI/DIA en lien avec les chefs de département
• le soutien logistique des séminaires
• la gestion du planning des salles de réunion et des véhicules de service (en lien avec le chauffeur)
• la préparation de l’accueil des nouveaux arrivants
• la gestion des archives du secrétariat de direction et de la directrice interrégionale
• la suivi des congés de la directrice interrégionale, des chefs d’établissement et des DFSPIP
• la gestion des listes de diffusion de messagerie électronique CE/ DFSPIP et adjoints et le CODIR

Conditions particulières d'exercice

Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaires.

Profil recherché

• Connaissances
  • Bonne connaissance de l’outil informatique, en particulier d’EXCEL et WORD
  • Environnement professionnel: chorus DT et cytric
• Savoir-être
  • Sens de l’organisation
  • Rigueur
  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Sens des relations humaines
  • Faire preuve d’initiative et d’autonomie
  • Discrétion