Secrétariat particulier du préfet

Intitulé du poste

Secrétariat particulier du préfet

Description du poste

Le préfet de département est le représentant de l’État et du Gouvernement à l’échelon territorial. Il coordonne l’action des services de l’État, veille à l’ordre public, gère les situations de crise et contrôle la légalité des actes des collectivités territoriales.

Afin de faciliter son exercice, le préfet est assisté d’un pôle mutualisé de secrétaires. Au sein du secrétariat mutualisé du préfet, vous assurez la gestion de son agenda, de ses déplacements, de son courrier et le suivi de ses dépenses dans l’exercice de ses missions. Vous êtes également en charge de l’organisation des réceptions (invitation, plan de table, fiches financières) et de la mise à jour des différents annuaires des personnalités et des autorités préfectorales. Vous contribuez à l’organisation des manifestations officielles.

Vous êtes également en charge de l’accueil téléphonique des interlocuteurs du préfet de département, notamment pour l’organisation d’entretiens, qu’il s’agisse d’élus, de membres de l’administration ou de personnalités de la société civile. Une très bonne connaissance du fonctionnement de la préfecture et des services déconcentrés est nécessaire.

Les missions sont exercées au sein d’un pôle secrétariat avec l’assistante du directeur de cabinet. Une suppléance et une continuité des missions sont assurées au sein du binôme. Les missions sont susceptibles d’évoluer selon les besoins du service.

Votre environnement professionnel

• Activités du service : affaires réservées du cabinet, ordre public, protection civile, communication et relations avec la presse, sécurité routière.
• Le secrétariat particulier assure un appui quotidien auprès des autorités préfectorales pour toutes les missions qu’elles exercent.
• Le secrétariat travaille en liaison avec l’ensemble des agents de la direction du cabinet et de nombreux services de l’État.

Composition et effectifs du service : La direction du cabinet comprend le bureau de la représentation de l’État, le service des sécurités, la cellule communication, la mission sécurité routière et le garage, soit 18 agents.

Liaisons hiérarchiques : le préfet. Liaisons fonctionnelles : le préfet, les autorités préfectorales, les services de la préfecture, les services déconcentrés de l’État.

Conditions particulières d’exercice

Sujétions : les congés, absences et stages doivent être coordonnés avec le secrétariat du directeur de cabinet qui assure le secrétariat particulier du préfet en l’absence du titulaire du poste.

Profil recherché

Compétences techniques

• Compétences budgétaires et comptables
• Connaissance de l’environnement professionnel
• Compétences en informatique – bureautique

Savoir-faire

• Savoir rédiger
• Savoir travailler en équipe
• Savoir gérer un projet

Savoir-être

• Savoir s’exprimer oralement
• Savoir s’adapter
• Sense des relations humaines

Autres exigences : rigueur, méthode, sens élevé de l’organisation et de l’anticipation, qualités d’écoute, discrétion, savoir-vivre. Connaissance du protocole. Disponibilité en périodes d’activités intenses (crises, visites ministérielles, élections).

Perspectives : acquisition ou confortement des qualités professionnelles appréciées dans les services de la préfecture; préparation aux épreuves des examens professionnels.

Durée attendue sur le poste

Information complémentaire indisponible.

Localisation du poste

Europe, France, Bourgogne-Franche-Comté, Haute Saône (70), 1, rue de la préfecture 70000 VESOUL