Secrétaire de Direction F/H

L’agent assure le secrétariat de la Direction, et plus particulièrement l’accueil téléphonique des usagers, ainsi que l’organisation des instances collectives liées à la gestion de l’allocation.

Mission

• Gestion des appels téléphoniques, information et orientation des appels vers les interlocuteurs dédiés
• (Appels en continu d’usagers concernant leur dossier RSA)
• Réception et diffusion des courriers/mails et des informations auprès de la direction
• Suivi de l’agenda du Directeur
• Gestion des parapheurs
• Traitement du courrier entrant
• Renseignement des tableaux de suivi
• Classement et Archivage
• Organisation des équipes pluridisciplinaires : convocations des membres et des usagers, organisation de l’instance, élaboration et envoi des courriers

Profil

• Enregistrer, classer, archiver des documents
• Rechercher, trier et diffuser des informations
• Recevoir, filtrer, orienter, prendre un message téléphonique
• Réceptionner des appels téléphoniques et tempérer un usager difficile
• Transmettre les informations et communiquer
• Discrétion

Connaissances

• Logiciels bureautiques
• Organisation administrative d’un service et d’une direction