ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)

POSITION DANS LA STRUCTURE

• Directrice en charge de la qualité, gestion des risques, affaires juridiques, relations usagers/cultes, admissions, majeurs protégés.
• Adjointe de la Directrice DQRJU et Responsable des Affaires juridiques

• Encadrement et équipes des services de la DQRJU ;
• Directeur de l'établissement et équipe de direction ;
• Président et Vice-Président de la CME ;
• Directions fonctionnelles et responsables de pôles ;
• Equipes de soins / Chefs de Pôles, Cadres soignants ;
• Instances de l'établissement et Comités liés à la DQRJU.

DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE

L'assistant(e) fait partie de la direction qualité, gestion des risques, affaires juridiques, relations usagers/cultes, admissions et tutelles.

• L'organisation et le suivi du secrétariat de la directrice qualité, gestion des risques, affaires juridiques, relations usagers, admissions et tutelles ;
• L'organisation, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés à la Direction ;
• La préparation et le suivi des dossiers de la directrice DQRJU et de son adjointe ;
• La prise de note et la rédaction de documents en lien avec la DQRJU ;
• L'organisation et la gestion logistique des réunions et événements ;
• La gestion documentaire et archivage (papier et numérique).

Il/elle entretient des liens fonctionnels avec tous les services internes et externes de l'établissement.

Gestion de l'agenda de la directrice DQRJU et de son adjointe ;

Préparation et organisation de réunions, visites, conférences, événements ;

Prise de notes, saisie, compte-rendu, mise en forme des documents et diffusion ;

Organisation et suivi des staffs de la DQRJU et des projets de la Direction ;

Accueil des personnes : professionnels, patients, famille, partenaires extérieurs, etc. ;

Gestion des appels téléphoniques, courriers et messages électroniques : répartition, traitement, diffusion, archivage ;

Organisation classement et archivages des données, des informations, des documents de diverses natures papier et informatique

Création, gestion et mise à jour des bases de données, des graphiques, organigrammes, planning, etc. ;

Recensement, gestion et suivi des congés des agents (Agiletime) ;

Logistique de la DQRJU (Commandes, bons travaux, gestion de stocks, fournitures, réservations des salles, saisie, suivi, contrôle, relance, etc.).

En lien avec les services de la DQRJU : Elaboration de documents et de formulaires à destination de la communauté hospitalière ; Bilan et suivi du projet usagers du projet d'établissement ; Gestion de l'Intranet (pages DQRJU) : mise en ligne et modifications des pages/documents et informations régulières sur la page accueil, etc.

En lien avec le service des relations usagers : réception, enregistrement et suivi des demandes d'informations médicales et des questionnaires de satisfaction.

Instaurer une transversalité dans le travail de l'équipe entre le secrétariat et les services de la DQRJU fondée sur le partage et la solidarité : une graduation des urgences et une gestion à minima de certaines missions et dossiers.

Répondre aux besoins urgents avec une prise en charge coordonnée et continue entre les professionnels de la DQRJU.