SECRETAIRE DE DIRECTION ET REFERENT FORMATION EN DIRECTION COMMUNE H/F

Le Centre Hospitalier de Grandvilliers recherche son assistant(e) de direction référent(e) formation de direction commune H/F. Poste à temps plein (39h + RTT) disponible de suite. CDD de 3 mois renouvelable.

Mission Principale

• Faciliter et optimiser l'exercice professionnel du directeur délégué :
• Gestion de l'agenda du directeur, gestion des appels et rendez‑vous, préparation des rendez‑vous et des réunions
• Préparation et suivi des dossiers
• Organisation des déplacements
• Garantir la fiabilité, la qualité et la bonne circulation des informations nécessaires à l'activité du Directeur délégué
• Chargée des instances (Gestion des instances et Secrétaire de séance) : Directoire, Conseil de Surveillance, CVS, comité de direction

Secrétariat de Direction

• Organisation des réunions institutionnelles (Conseil de Surveillance, Directoire) : préparation de l'ordre du jour, envoi des convocations, suivi du quorum, préparation des supports de présentation et réalisation des procès‑verbaux
• Préparation des supports de présentation du CSE
• Gère le traitement et la circulation de l'information en lien avec le cadre administratif de direction
• Accueil physique et téléphonique
• Identifier les urgences à traiter
• Gestion du courrier : ouverture du courrier, enregistrement, assurer le traitement et la circulation des informations
• Gestion de l'agenda du Directeur délégué : prise de rendez‑vous, tenue de l'agenda électronique du directeur, organisations des réunions
• Organisation de réunions : planification, convocation, préparation des dossiers
• Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, conventions, procès‑verbaux, prise de notes et rédaction de comptes rendus
• Enregistrement et suivi des réclamations et remerciements
• Gestion des dossiers de travaux avec le responsable logistique
• Gestion des réservations de salle
• Elaboration des tableaux d'astreintes administratives et techniques pour les sites de Grandvilliers et Breteuil
• Lien avec la presse lors de manifestations (vux, inauguration)
• Lien avec les établissements de la Direction commune (CH de Beauvais, Clermont, Crèvecoeur le Grand, EHPAD de Breteuil, fondation Halleur)

Référente formation sur le site de Grandvilliers, Breteuil et la Fondation HALLEUR

• Paramétrage et mise en place de la campagne d'évaluation professionnelle via le logiciel GESFORM
• Accompagnement des responsables et cadres dans la gestion des entretiens professionnels
• Recueil des demandes de formations
• Élaboration et mise en œuvre du plan de formation (construction ou validation de dispositifs pédagogiques, achat de formation au regard des cahiers des charges)
• Planification des formations, élaboration des convocations, suivi, paiement des factures et remboursement des frais de déplacements aux agents
• Gestion de la campagne de promotion professionnelle (recueil des demandes, lien avec les cadres sur les demandes, mise en place de tests de positionnement, critères d'éligibilité et lien avec le Directeur dans le choix des départs)
• Conseil aux agents et à l'encadrement : information sur l'offre, les dispositifs existants, construction de parcours de formation
• Gestion du dispositif RECOPRO et accompagnement des professionnels dans le processus de reconversion professionnelle
• Valorisation du plan de formation et suivi du budget
• Soutien dans la mise en place de la campagne d'évaluation professionnelle
• Veille dans son domaine d'activité

Profil requis

Les domaines de compétence

Savoir-faire

• Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétence
• Établir/évaluer/optimiser un budget relatif à son domaine de compétence
• Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
• Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
• Évaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs
• Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
• Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs, dans son domaine de compétence

Savoir Être

• Discrétion et secret professionnel
• Rigueur
• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Autonomie
• Capacité d'adaptation et d'innovations
• Aptitude au travail en équipe
• Aptitudes à la communication avec les différents interlocuteurs (services de soins/médecins/administratifs/techniques)

Connaissances Requises

• Droit de la fonction publique hospitalière
• Droit hospitalier
• Gestion administrative
• Gestion de projets

Relations Professionnelles Les Plus Fréquentes

• Directeur et directeurs adjoints de la direction commune
• Directeur délégué
• Responsable des services

Les Niveaux Requis / Formation Initiale

Formation initiale : Diplôme / école : Bac +2 (BTS Assistant de direction souhaité)

Exigences particulières : bonne connaissance des instances hospitalières

Caractéristiques du poste

Horaires

• Durée moyenne hebdomadaire de référence : 39 heures
• Nature des horaires et repos hebdomadaires : fixes
• Détail des horaires : amplitude minimale 08h30-17h00

Exigences relationnelles

• Contact avec le patient / famille : Non Oui
• Contact avec les usagers : Non Oui
• Travail en équipe : Non Oui
• Poste isolé : Non Oui
• Situation psychiquement éprouvante : Non Oui