Secrétaire de Direction/Accueil (H/F)

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de l'Assistante de Direction, la Secrétaire de Direction a pour mission générale, dans le respect du système de management qualité-risques :

De mettre toute sa compétence, son engagement et son expertise pour assister, au quotidien, l'Assistante de Direction dans sa fonction et plus largement la Gouvernance (Direction Générale, Présidence, Conseil d'Administration).
- Missions principales :
- Accueil et gestion administrative générale

Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction Générale,

Réceptionner et répartir le courrier du siège (hors ouverture), gérer l'ouverture et l'envoi du courrier de la Direction Générale,

Suivre le circuit des signatures de la Présidence et de la Direction Générale,

Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau pour le siège social,

Assurer le suivi opérationnel de la maintenance courante et des prestataires de services (poste, affranchissement, machine à café, gestion des clefs et documents des véhicules de service, etc.)

- Gestion des agendas et déplacements

Gérer les agendas du Directeur Général et de la Présidente,

Organiser les déplacements (réservations, abonnements, suivi des factures) pour la Direction Générale, la Présidence et les administrateurs,

Contribuer à l'organisation d'évènements internes du groupe (assemblées, remises de médailles, etc.)

- Organisation des réunions et instances statutaires

Planifier et organiser les réunions des instances (Bureau, CA, AG.),

Préparer les convocations, trames de comptes rendus, dossiers, commandes de prestations associées (cocktails, plateaux repas.)

Assurer le suivi administratif des décisions (extraits de délibérations, déclarations en Préfecture ou Greffe, tenue des registres, appels de cotisation)

- Rédaction et gestion documentaire

Rédiger et mettre en forme des courriers, documents administratifs ou de suivi,

Assurer le classement, la copie, la numérisation et l'archivage des documents,

Mettre à jour les bases de données de contacts et de partenaires (répertoire DG, fichiers administrateurs, fichiers de délibérations)

- Référent(e) de la politique voyage du groupe

Piloter la politique voyage du Groupe ACPPA et assurer le lien avec l'agence de voyages partenaire

Suivre les données de déplacements, coordonner avec les établissements, préparer les points de suivi trimestriels et la revue annuelle du contrat