Secrétaire de direction

Fonctions principales

Organiser le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées au service ou suivi des dossiers ainsi que la coordination des agendas. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions). Suivi en propre de dossiers spécifiques.

Activités de secrétariat

• Accueil du public (principalement des médecins)
• Prise de rendez-vous / gestion des agendas et veille de cohérence entre les différents agendas
• Préparation des réunions (sollicitation des éléments en amont / ordre du jour, vérification de l’exhaustivité des éléments attendus) y compris logistique
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (principalement Word, Excel, PowerPoint)
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
• Traitement des courriers, proposition de rédactions, gestion de dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Gestion des stocks de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)

Gestion de dossiers spécifiques

• Gestion des demandes d’autorisation de cumuls d’activités à titre accessoire
• Gestion des conventions individuelles du PM : rédaction du projet, échange avec l’établissement hospitalier du praticien concerné, suivi de mise en œuvre ; suivi du renouvellement des conventions en cours
• Organisation des ateliers DAM en lien avec les responsables des départements de la DAM
• Suivi des demandes d’ordonnance publique et sécurisée, en lien avec les services concernés
• Coordination de l’accueil semestriel des internes et des cours proposés aux internes par les médecins du CHR
• Gestion des nominations de chefferies (pôles, services, responsables de structure : création, modification, renouvellement), et mise à jour de l’organigramme
• Instruction des dossiers de demandes de médailles pour le PM
• Suivi des congés des médecins et des fermetures de lits potentielles
• Information aux praticiens des arrivées du mois

Intérim du secrétariat de la DRH

En l’absence du titulaire : périmètres du binôme à préciser.

Catégorie/grade

Catégorie C – Adjoint administratif

Quotité de temps de travail

100% (37h30 par semaine) du lundi au vendredi, amplitude entre 8h et 17h selon les besoins.

Localisation géographique

Direction des Affaires Médicales – Site de Mercy. Déplacements ponctuels sur les autres sites (principalement à Thionville en cas de CME, accueil des internes).