Secrétaire comptable

En lien avec le coordonnateur et le conseil d’administration :

• Assurer la logistique administrative et comptable de l’association au quotidien.
• Participer à son bon fonctionnement.
• Assurer l’interface avec tous les interlocuteurs internes/externes de l’association.

Vos activités

1. L’accueil et la communication

   • Réceptionner l’ensemble des appels téléphoniques et transférer aux animatrices, en cas d’absence de celles‑ci prendre le message.
   • Gestion des commandes de fournitures.
   • Accueil des personnes.
   • Contribuer à une bonne circulation de l’information et à la transmission de documents à l’interne (courrier, messages électroniques).
   • Photocopies et différentes activités de classement / archivage.

2. La gestion administrative

   • Enregistrer, classer et archiver tous types de documents entrants ou sortants (courrier, mail, BL, factures).
   • Veiller au respect des principales échéances de l’activité du RIPESE.
   • Rédiger des lettres, notes, comptes rendus et garantir leur bonne diffusion.

3. La gestion comptable

   • Saisir les écritures comptables.
   • Relancer les impayés.
   • Archiver les documents.
   • Effectuer les règlements de factures par virements bancaires.

4. Assistance à la gestion du personnel

   • Assister le gestionnaire dans la constitution des dossiers des salariés entrants.
   • Prise de rendez‑vous auprès de la Médecine du Travail.
   • Constituer les dossiers des salariés en rassemblant toutes les pièces.
   • Chaque mois, compléter le tableau de préparation à la paie pour envoi à l’expert‑comptable.
   • Commander les tickets restaurant.
   • Tenue de compte bancaire de l’association.

5. Participation à la vie associative

   • Participer au bon fonctionnement de la vie associative.
   • Organisation (invitation, relance, compte rendu, diffusion) des réunions et autres qui ponctuent la vie associative.

Compétences et aptitudes

• Travail en équipe et aisance relationnelle.
• Aisance orale et rédactionnelle.
• Capacité d’adaptation.
• Connaissance de la comptabilité, des démarches administratives et de gestion de l’association.
• Bon niveau d’utilisation des logiciels de bureautique.
• Bonne capacité d’organisation personnelle.