Secrétaire cellule de suppléance / cellule de recrutement (H/F)

Missions Générales

• Gérer les demandes de remplacements, sous la responsabilité du cadre.
• Gérer les différents recrutements, sous la responsabilité du cadre supérieur.
• Participer au suivi de l’activité de la cellule de suppléance.
• Tenir jour les différents tableaux de bords inhérents au processus de recrutement et de la suppléance.
• Assurer la continuité sur les différents postes (suppléance, recrutement) en cas d’absence.
• Participer aux réunions d’équipe de la suppléance, recrutement et de secrétariat.

Missions Permanentes

• Cellule de recrutement: Gestion et suivi des dossiers de recrutement.
• Procéder aux recrutements de tous les personnels non médicaux, à l’exception des administratifs.
• Réceptionner les candidatures et assurer le suivi jusqu’à leur recrutement.
• Orienter les CV, en collaboration avec le CSS en charge du recrutement.
• Récupérer les dossiers en vue du recrutement.
• Constituer le dossier administratif ou transférer à la cellule centralisée en fonction du protocole définit.
• Classer et archiver les courriers.
• Réaliser l’accueil téléphonique et physique des agents dans le cadre d’un recrutement.
• Mettre à jour des offres d’emploi sur TALENTSOFT.
• Préparer les forums de recrutement.
• Faire le lien avec la DRH, les gestionnaires et la cellule de recrutement centralisée.
• Statistiques
• Mettre à jour les différents tableaux de suivi de l’activité: perspective de recrutement, suivi des recrutements, tableau des flux, suivi des candidatures.

Mission spécifique

• Recensement des départs en formation, mise à jour du tableau de suivi des PP,
• Suivi et positionnement des mises à disposition et des attributions de congés pendant la période estivale, sous la responsabilité du cadre supérieur.

Cellule de suppléance

• Gestion et suivi des demandes de remplacements
• Réaliser l’accueil téléphonique.
• Réaliser l’accueil physique des cadres des services et agents de la suppléance.
• Gérer et suivre des demandes de remplacements par voies de mails et téléphoniques.

Logiciel ARTEMIHS

• Planifier et lancer les missions de remplacement de l’équipe de suppléance,
• Lancer les missions HS et intérim en fonction du protocole définit,
• Planifier des « missions longues », vacataires,
• Créer, valider, annuler des missions.

Remplacements ponctuels

• Gérer les demandes de remplacement ponctuelles en cas d’arrêt en collaboration avec le cadre.
• Utiliser le logiciel Gestime pour l’équipe de la suppléance.
• Participer à la réunion de préparation de WE, et tenir les tableaux à jour.
• Réaliser l’extraction journalière de la base de données (procédure sauvegarde) .

Missions Ponctuelles

• Participation à des missions administratives spécifiques à la DSAP (cartes professionnelles, rédaction de conventions…) .

Profil recherché

• Connaissance informatique et bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, TCD) ,
• Capacités d'apprentissage des logiciels: GESTIME, ARTEMIHS.

Connaissances associées

• Connaissances des organisations de soins,
• Notion de réglementation RH dans le cadre des recrutements.

PREREQUIS

• Connaissance informatique,
• Qualité relationnelle,
• Compétence rédactionnelle (orthographe, grammaire, syntaxe) ,
• Capacité d'expression orale,
• Capacité à prioriser les activités.

QUALITES REQUISES

• Capacités d'adaptation,
• Esprit d'équipe,
• Organisation, rigueur et méthode,
• Qualités relationnelles,
• Discrétion,
• Dynamisme,
• Esprit d'initiatives.

Présentation de Hôpital Lariboisière - Fernand-Widal

Hôpital Lariboisière - Fernand-Widal