Secrétaire assistant(e) médico-sociale - MDS H/F

Mission

Le secrétariat est un service d'ordre, c'est‑à‑dire qu'il permet d'être un point de repère pour l'ensemble des personnels du P.S.H et des partenaires.

• La (le) secrétaire de la MDS assure la prise en charge administrative globale de l'usager, ainsi que la gestion administrative du secrétariat et de son environnement.
• Elle(il) est le pivot de la bonne transmission de l'information et à ce titre, se doit d'être clair(e) et précis(e) dans ses messages.
• Accueil physique et téléphonique (accueil, orientation, prise de rendez‑vous).
• Suivi du planning de présence des travailleurs médico-sociaux
• Gestion des dossiers administratifs, médico-sociaux des usagers
• Gestion des produits et du matériel (commandes diverses…)
• Participation aux réunions de MDS, au projet de développement du système d'information et d'informatisation, collaboration à la recherche de solution en cas de dysfonctionnement…

Profil

Le métier de secrétaire de MDS, transversal, multi‑catégoriel, fait appel à des compétences diverses. La/le secrétaire de MDS doit être polyvalent(e), réactif(ve).

Compétences requises

• Maîtrise des logiciels traitement de texte et tableur
• Esprit d'organisation
• Anticiper et gérer les relations difficiles
• Gérer la multiplicité des appels : filtrer, orienter, mesurer l'urgence…
• Faciliter le parcours social de la personne

Traitement Informations et Courriers

• Traiter les informations, les courriers : collecter, enregistrer, vérifier, faire valider par le Responsable de MDS, distribuer…
• Appliquer les procédures en vigueur (cf référentiel secrétariat)
• Mettre à jour les dossiers, les listings… : assurer sauvegarde, pérennité et mises à jour.

Organisation

• Organiser son travail en fonction des priorités.
• Réagir rapidement aux absences imprévues (information de l'usager et report de permanences)

Gestion

• Enregistrement, classement, tenue et mise à jour des listings, archivage…

Secrétariat

• Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte – tableur)
• Techniques de secrétariat : dactylographie
• Notions de calcul et de statistiques
• Connaître les types de classement : alphanumérique…

Bureautique et Informatique

• Savoir utiliser les répertoires informatiques sur son poste et en réseau
• Les outils bureautiques et les logiciels dédiés (Open Office, Word, Excel…)
• Internet et intranet pour communiquer, faire des recherches…

Savoir‑être

• Capacité d'écoute, discrétion
• Autonomie et capacité de travailler en équipe

Référence de l'offre : lxh5i1sjpp