Secrétaire assistant(e) médico-social H/F

Missions - Activités

• La (le) secrétaire de la MDS assure la prise en charge administrative globale de l'usager, ainsi que la gestion administrative du secrétariat et de son environnement.
• Elle(il) est le pivot de la bonne transmission de l'information et à ce titre, se doit d'être clair(e) et précis(e) dans ses messages.
• Accueil physique et téléphonique (accueil, orientation, prise de rendez‑vous).
• Traitement des informations et réalisation de documents (traitement courrier, prise de notes, frappe rapports, courriers, production de documents, gestion et relais d'information, classement et archivage des documents et des dossiers).
• Suivi du planning de présence des travailleurs médico‑sociaux.
• Gestion des dossiers administratifs, médico‑sociaux des usagers.
• Gestion des produits et du matériel (commandes diverses).
• Participation aux réunions de MDS, au projet de développement du système d'information et d'informatisation, collaboration à la recherche de solution en cas de dysfonctionnement.

Positionnement Au Sein De L'organisation

Secrétaire MDS → Responsable MDS → DAST → DGA

Spécificités Du Poste

• Règles relatives à la confidentialité et secret professionnel.
• Obligation qu'une secrétaire soit à l'accueil pour répondre aux demandes du public, ce qui nécessitera, dans certains cas, d'adapter les horaires en conséquence.
• Présence du secrétariat sur les sites de proximité quand il y a des permanences sociales.

Compétences Requises

• Maîtrise des logiciels traitement de texte et tableur.
• Esprit d'organisation.
• Anticiper et gérer les relations difficiles.
• Gérer la multiplicité des appels : filtrer, orienter, mesurer l'urgence.
• Faciliter le parcours social de la personne.

Traitement Informations Et Courriers

• Traiter les informations, les courriers : collecter, enregistrer, vérifier, faire valider par le responsable de MDS, distribuer.
• Appliquer les procédures en vigueur (cf référentiel secrétariat).
• Mettre à jour les dossiers, les listings : assurer sauvegarde, pérennité et mises à jour.

Organisation

• Organiser son travail en fonction des priorités.
• Réagir rapidement aux absences imprévues (information de l'usager et report de permanences).

Gestion

• Enregistrement, classement, tenue et mise à jour des listings, archivage.

Secrétariat

• Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte – tableur).
• Techniques de secrétariat : dactylographie.
• Notions de calcul et de statistiques.
• Connaître les types de classement : alphanumérique.

Bureautique Et Informatique

• Savoir utiliser les répertoires informatiques sur son poste et en réseau.
• Les outils bureautiques et les logiciels dédiés (Open Office, Word, Excel).
• Internet et intranet pour communiquer, faire des recherches.

Savoir-être

• Capacité d'écoute, discrétion.
• Autonomie et capacité de travailler en équipe.