Secrétaire administrative et pédagogique - Ecole Doctorale Recherches Biomédicales - F/H

RESPONSABILITÉS :

Activités principales Assurer le secrétariat pédagogique et la gestion administrative de l'Ecole Doctorale
1 – Gestion administrative
• Assurer au quotidien l'accueil (en présentiel, par téléphone et courriel) des doctorants et leur apporter un conseil de premier niveau dans leurs démarches administratives
• Gérer des tableaux bord sur des enquêtes relatives aux Doctorants et Docteurs (notamment enquêtes ministérielles)
2 – Gestion pédagogique
• Gestion des candidatures pour l'inscription en Doctorat via le site de l'Ecole Doctorale (réception et vérification des dossiers) avant validation du Directeur de l'ED
• Gestion des candidatures pour l'attribution des contrats doctoraux via le site de l'Ecole Doctorale, organisation des Commissions d'admission, organisation des auditions, communications résultats
• Validation des inscriptions et des soutenances de thèse sur le logiciel ADUM
• Gérer la validation des formations obligatoires suivies par les doctorants
• Accompagner à l'insertion professionnelle des Docteurs
Activités associées
• Travailler en collaboration avec une gestionnaire de scolarité pour le suivi des dossiers des doctorants (inscriptions, soutenances)


Activités annexes
• Participer aux évènements de l'UFR (surveillances d'examens, élections ...)


Positionnement hiérarchique
Sous la responsabilité du Directeur de l'Ecole Doctorale en lien avec la scolarité et le comité scientifique.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances et savoirs : • Connaissance de l'environnement universitaire, de l'organisation administrative
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat, outils bureautique (Pack Office : Word, Excel et PowerPoint)
• Connaissances des outils de gestion souhaitées (ADUM, APOGEE, SIFAC)
• Qualité d'expression écrite et orale
Savoir-faire : • Appliquer la réglementation et respecter les procédures
• Savoir organiser et planifier ses activités
• Savoir en référer à sa hiérarchie
Savoir-être : • Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions
• Capacité d'adaptation
• Dynamisme, réactivité, rigueur
• Capacité à travailler en équipe
- Disponibilité, conscience professionnelle


Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social