Secrétaire administratif polyvalente H/F

Mission principale
Assurer le suivi administratif des dossiers clients et chantiers, gérer le secrétariat général et contribuer au bon fonctionnement de l'entreprise en apportant un support opérationnel à la Direction, aux équipes commerciales et aux équipes opérationnelles.
Responsabilités et Activités
✅ 1. Gestion administrative des dossiers clients / chantiers
* Constituer et envoyer les dossiers administratifs chantiers.
* Créer la fiche chantier, les codes analytiques et les dossiers d'affaires (physiques et numériques).
* Assurer la gestion des contrats et avenants :
* Impression, transmission pour signature (mail / LRAR).
* Enregistrement et classement des documents signés (numérique).
* Assurer la gestion des Actes Spéciaux / DC4 :
* Impression, signature, envoi, saisie au tableau de suivi chantier, classement des documents.
* Assurer le suivi des cautions bancaires en lien avec le gestionnaire de trésorerie :
* Transmission du dossier à la banque (montant à vérifier dans le contrat).
* Envoi de l'original au client (mail / LRAR).
* Saisie au tableau de suivi, classement des documents.
* Vérification du RIB à fournir pour le flux de trésorerie.
✅ 2. Gestion du secrétariat général
* Gérer le courrier de A à Z : collecte, ouverture, tamponnage, dispatch, affranchissement, envoi.
* Gérer le standard téléphonique, l'accueil téléphonique et l'accueil physique.
* Rédiger et mettre en page les documents internes (notes de service, communications.), diffusion aux équipes.
* Mettre à jour les documents administratifs sur les plateformes numériques :
* K-bis, attestations URSSAF, assurances, etc.
* Récupérer les factures sur les plateformes fournisseurs (ex. : Orange, EDF.).
✅ 3. Gestion des fournitures et logistique
* Gérer les commandes et le stock de fournitures de bureau (y compris café, consommables).
* Suivre le fonctionnement de la machine à snack.
* Contrôler les bons de livraison et assurer la validation des factures associées.
✅ 4. Support administratif à la Direction
* Assurer un support logistique ponctuel : recherche et réservation des logements, billets d'avion, hôtels (backup).
* Participer à l'organisation de réunions ou d'événements internes.
Compétences et qualités requises
Savoir-faire
* Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, prioriser et gérer les urgences.
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
* Organisation et gestion documentaire (classement, archivage).
* Connaissance des courriers LRAR et des procédures administratives.
Savoir-être
* Rigueur et sens du détail.
* Discrétion et respect de la confidentialité.
* Sens du service, réactivité, disponibilité.
* Autonomie, sens de l'initiative.
Profil recherché
* Bac +2 en assistanat administratif, gestion PME/PMI ou équivalent.
* Expérience sur un poste similaire souhaitée (administratif, secrétariat, gestion de dossiers).
* Aisance relationnelle et capacité à interagir avec différents interlocuteurs (clients, Direction, prestataires).
* Capacité à converser en anglais - la maîtrise du portugais serait un plus.
Type d'emploi : CDI
Rémunération : 1 900,00€ à 2 500,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel