Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e)

L’assistant(e) administratif(e) polyvalent(e) assure le bon fonctionnement administratif de la société AFEK TRANSPORTS. Véritable support opérationnel et administratif, il intervient dans la gestion courante de la société, la planification, le suivi des dossiers divers et la communication avec les différents interlocuteurs (chauffeurs, clients, partenaires, etc…).

Doté d’une capacité relationnelle exemplaire, il représente au travers de ces différents échanges professionnels l’image de marque de la société AFEK TRANSPORTS.

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Activités principales (liste non exhaustive):

✅Gestion administrative :

• Accueil téléphonique et physique des visiteurs, clients et chauffeurs
• Traitement du courrier (réception, envoi, classement)
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs
• Rédaction de courriers, mail, notes, présentation de la société
• Classement et archivage de documents
• Suivi des contrats, attestations, renouvellements divers (renouvellement d’abonnements, contrats de location, d’assurances, habilitations etc…)
• Assurer la veille, la mise en place et l’évolution des différents tableaux de suivi pour diverses thématiques

✅ Suivi d’exploitation / transport :

• Saisie, édition et suivi des feuilles de route / billets collectifs
• Préparation des dossiers de transport (itinéraires, affectation des véhicules, etc.)
• Gestion et saisie des plannings chauffeurs via Way-Plan
• Suivi des temps de travail et des heures supplémentaires
• Gestion des absences, congés, remplacements

✅ Comptabilité / facturation :

• Pré-saisie des factures clients et fournisseurs
• Relances clients
• Saisie des bons de commande et devis
• Suivi des règlements et rapprochements
• Envoi mensuel des éléments comptables au cabinet comptable pour l’établissement de la déclaration de TVA (et annuel pour l’établissement du bilan)

✅ Suivi RH (en lien avec la direction) :

• Gestion des dossiers du personnel (mettre à jour régulièrement les bases de données et les dossiers salariés, établir les DPAE etc.. )
• Préparation mensuelle des éléments variables de paie
• Suivi des formations obligatoires (FIMO, FCO, etc.)
• Mise à jour des documents réglementaires et du registre du personnel

✅ Divers :

Assurer le bon fonctionnement du bureau (ex : commandes de fournitures, petit entretien etc…)