Secrétaire à la scolarité

Détails de l’offre

Poste proposé : Secrétaire à la scolarité

Contrat : CDI

Date de début : 1er septembre 2026

Date limite de candidature : 30 juillet 2026

Identification de la fonction

• Intitulé du poste : secrétariat
• Temps de travail : 100 % ou 80 %
• Lieu géographique : Institut de formation aux métiers de la santé de Rodez
• Direction de rattachement : Direction institut de formation (IF) comprenant un Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) et un Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS)

Contexte

Le secrétariat est assuré par 4 ETP. Le projet d'institut positionne chaque secrétaire sur des missions spécifiques qui sont globalisées dans un profil de poste. L’organisation des secrétariats est validée par le directeur (DSIF), la coordinatrice pédagogique et les agents administratifs.

Liens hiérarchiques

• Directeur Général du CH Rodez
• Directrice des Soins chargée des Instituts de Formations (DISF)
• Adjointe à la Direction
• Responsable pédagogique IFMK CHU Toulouse et Coordinateur de l’antenne IFMK Rodez

Liens fonctionnels

• Les Cadres Formateurs de l'IFMS
• Les professionnels du CH Rodez
• Les partenaires de la formation
• Les autres secrétaires
• Tutelles

Organisation et missions

Scolarité formations initiales

• Gestion de l'ensemble des dossiers scolaires des élèves et étudiants, et des candidats à la sélection de la formation initiale
• Formation en Soins Infirmiers : 1 ETP ou 0,80 ETP
• Formation d'aide-soignant et mise à disposition des locaux : 0,8 ETP

Régie/Finances de la formation initiale et continue – Gestion des absences et des commandes

• Gestion des activités liées aux finances (crédit/débit) : devis de formation, conventions, rémunération, assiduité, coût de formation, conventions formations et intervenants
• Coordination avec les services comptables du CH support et le conseil régional de la formation pour les suivis et bilans comptables
• Compétences bureautiques (logiciels Excel, de comptabilité) requises

Référent Qualité/Secrétariat des stages (mobilité) et Gestion bâtiment

• Gestion informatique des logiciels et formations
• Gestion du bâtiment, mobilité des stages, qualité

Secrétariat de direction

• Réparti sur l'ensemble des secrétaires selon les besoins et la disponibilité de chacun

Accueil

• Accueil des publics, étudiants, intervenants, autres conférences, tutorat, invités… orientation
• Organisation de la pré-rentrée et rentrée
• Organisation de la journée Portes ouvertes
• Participation à la journée d’intégration
• Gestion de l’écran du hall (Documentaliste et secrétariat stage qualité)
• Gestion d’évènements : cérémonie, articles, liaison partenaires, affichage dans IFMS, affichages des résultats CACE
• Gestion des documents de liaison, taxe apprentissage, intervenants, plaquette, flyers, articles
• Interaction avec le secrétariat et les instances de l'IFMK du PREFMS de Toulouse (Direction hiérarchique)
• Interaction avec le secrétariat de l'IFMK et de l'IFMS de Rodez (Direction fonctionnelle)
• Interaction avec le secrétariat du centre de formation de la CCI (partenaire opérationnel)
• Participation à des salons : Salon TAF

Gestion des appels téléphoniques

• Réception, traitement et traçabilité et suivi des appels téléphoniques et/ou la messagerie électronique
• Pour les appels destinés aux formateurs : recherche des formateurs concernés, prise de messages et transmission dans boîtes courriels ou par mail

Gestion des rendez‑vous du DSIF

• Prise de rendez‑vous – gestion des RV (identité, coordonnées, motifs)
• Convocations – prise des RV étudiants et élèves, préparation des dossiers pour le DSIF/entretiens

Gestion de la scolarité – Instances

• Organisation des réunions institutionnelles
• Commission d’attribution des crédits européens
• Instance compétente pour les orientations générales de l'institut
• Section compétente pour le traitement pédagogique des situations individuelles des étudiants
• Section compétente pour le traitement des situations disciplinaires
• Section relative à la vie étudiante
• Gestion du secrétariat de direction – réunions, préparation d’ordre du jour, résumés dans SEO avec traçabilité
• Rédaction et diffusion des comptes rendus – réservation de salle
• Intégration des notes avec les formateurs référents des UE et modules
• Édition et transmission des feuilles de résultats de semestres pour les ESI
• Rédaction des courriers de notification de décisions individuelles et diffusion
• Participation à l’élaboration du rapport d’activité et support de présentation ICOPE en collaboration adjoint à la direction et DSI

Gestion et suivi des dossiers étudiants et élèves

• Élaboration et diffusion des dossiers d’inscription en institut (bourses, CROUS, Université)
• Suivi et mise à jour des données administratives et pédagogiques sur FORMEIS ; création, archivage, liaison avec la DRH du CH, l’Université (Apogée), la Région (Solstiss)
• Suivi des dossiers d’interruption de scolarité et de mutations
• Gestion des données des formateurs vacataires ou intervenants – saisie, annexe des pièces jointes
• Transmission des données à la DRH pour la rémunération des formateurs
• Vérification des chèques, préparation des tableaux des frais de scolarité pour les ESI, transmission au secrétariat des finances
• Saisie des plannings étudiants sur logiciel FORMEIS
• Certificats de scolarité et attestations – suivi des formalités d’inscription, transmission par courrier ou mains propres à la demande

Gestion des diplômes

• Préparation des tableaux de synthèse et fiches individuelles de synthèse avec avis DSIF
• Envoi des tableaux à la DREETS et dossiers jury
• Tri des compositions de chaque étudiant
• Numérisation et archivage des dossiers scolaires
• Affichage des résultats
• Numérisation des diplômes et remise des dossiers complets à chaque diplômé, compte‑rendu à la DREETS (Juin, Juillet, Septembre, Novembre, Mars)

Gestion des épreuves de sélection

• Organisation sur FORMEIS, SEO, plateforme Parcoursup et site internet CH – contrôle et édition des tableaux de résultats
• Édition et gestion des envois de courriers aux candidats et aux jurys
• Préparation des tableaux de frais d’inscription pour le secrétariat des finances
• Mise à jour des informations sur le site internet du CH Rodez et document d'accueil (Périodes des épreuves de sélection)
• Gestion et réservation des salles – envoi des courriers de convocation, participation à la préparation des surveillants et des pochettes jurys pour les épreuves orales
• Gestion des sujets et résultats – coordination avec les jurys

Heures de travail

Du lundi au jeudi de 8 h à 12 h et de 13 h à 17 h30. Vendredi de 8 h à 12 h et de 13 h à 17 h.

Contact

Téléphone : – Email :

Etablissement : Hôpital Jacques Puel – Avenue de l'Hôpital – 12027 Rodez