Secrétaire à la Direction des Ressources Humaines (F/H)

MISSIONS GENERALES: Assurer le secrétariat du chef du personnel et la gestion administrative de différents dossiers RH

• Accueil téléphonique et orientation de toute personne s’adressant au secrétariat DRH
• Gestion des rendez-vous et tenue des agendas
• Organisation et planification de réunions
• Enregistrement quotidien de la totalité du «courrier arrivé» en DRH, en alternance avec la Secrétairedu DRH

En liaison avec les gestionnaires Paie-Carrière:

• Gestion des renouvellements de disponibilités (vérification des droits de l’agent, courrier réponse)
• des renouvellements de congés parentaux (vérification des droits avec courriers réponse) .
• Mise en congé parental (vérification du droit, information à transmettre aux interlocuteurs (encadrement/Gestion/Bureau Gestime) puis rédaction du courrier de réponse à l’agent demandeur/Tableau des Flux
• Changement de service des personnels non soignants (courrier et flux)
• Rédaction de courriers ou notes à la demande du Chef du personnel
• Classement/Archivage

Vérification des droits et courrier en réponse aux demandes de: (en lien avec l’encadrement/la Gestion-Paie et le Bureau Gestime)

• Congé de paternité ; Congé supplémentaire de naissance ; Congé de présence parentale ; Congé proche aidant ; Autorisation d’absences dans le cadre d’un parcours PMA ; Don de jours ; Missions humanitaires ; Congés exceptionnels supérieurs à 31 jours - Toutes ces demandes sont traitées en lien avec l’encadrement, la Paie-Gestion et le bureau Gestime.

Mise en ligne de toutes les fiches de poste «hors-soins» y compris les psychologue, sage-femme, assistante sociale, sur le logiciel Talentsoft – candidatures à transmettre à l’encadrement et réponses négatives à faire sur le site.

Participation au processus de recrutement (titulaire et contractuel)

• Constitution des dossiers d’embauche du personnel «hors soins»
• Collaboration avec la Cellule de recrutement du GHU pour le recrutement de sage-femme, assistant social
• recueil des pièces administratives
• demande de casier judiciaire et rdv médecine du travail,
• vérification des titres de séjour (Préfectures)
• Promesse d’embauche si demandée
• envoi d’un «mail de bienvenu»
• Tableau des Flux DRH/DSAP à compléter

En lien avec la Cellule de recrutement de la Direction Soins

• Enregistrement de tous les dossiers d’embauche «hors tension» nécessitant un arbitrage RH
• Réintégration des personnels soignants (retour de dispo, congé parental, retour de détachement en lien avec la Gestion, etc…) : courrier agent/Gestion-Paie / Gestime / Encadrement – Tableau des flux à compléter

Participation avec le Chef du personnel à l’organisation et la gestion administrative des Commissions de Sélection ASHQ/AEQ/Adjoint Administratif: réception et vérification de la conformité des dossiers, enregistrement, planification des auditions, courrier de convocation ou réponse négative à l’agent, jusqu’à l’affichage des résultats.

• Tâches courantes secrétariat

Profil recherché

COMPETENCES requises Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphoniqueMaîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams)Capacités rédactionnelles et maîtrise des règles d'orthographe et de syntaxe indispensableCapacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à prioriser les demandesAptitude à travailler en équipeCapacité à recueillir, traiter et transmettre des informations de manière fiable et sécurisée

Présentation de Hôpital Lariboisière - Fernand-Widal

Hôpital Lariboisière - Fernand-Widal