SECRETAIRE

Missions

• Gestion des plannings des salariés d’intervention : modification, mise à jour, en lien avec l’assistante administrative
• Gestion des absences : congés payés, arrêts maladie, maternité, accident du travail, formation…
• Gestion de la boite mail
• Gestion des réclamations des salariés et des usagers
• Accueil physique et téléphonique des usagers de l’association, des salariés et des différents partenaires.
• Gestion administrative des dossiers (devis, constitution du dossier, contrat de prestation) des usagers et suivi des prises en charges
• Préparation et suivi des réunions
• Rédaction de courriers
• Classements et archivage : Organisation efficace des fichiers et documents (physiques ou numériques)

Description Du Poste

• Gestion des plannings des salariés d’intervention : modification, mise à jour, en lien avec l’assistante administrative
• Gestion des absences : congés payés, arrêts maladie, maternité, accident du travail, formation…
• Gestion de la boite mail
• Gestion des réclamations des salariés et des usagers
• Accueil physique et téléphonique des usagers de l’association, des salariés et des différents partenaires.
• Gestion administrative des dossiers (devis, constitution du dossier, contrat de prestation) des usagers et suivi des prises en charges
• Préparation et suivi des réunions
• Rédaction de courriers
• Classements et archivage : Organisation efficace des fichiers et documents (physiques ou numériques)

Profil

• Titulaire d’un diplôme de niveau BAC +2 exigé
• Maitrise parfaite de l’informatique Word et Excel Outlook
• Facilité d’adaptation aux différents logiciels métier de la structure.
• Capacité d’adaptation, organisée (e), et dynamique
• Capacité d’analyse et d’écoute
• Sens des priorités et gestion des urgences : réactivité, rigueur dans l’organisation
• Curiosité, dynamisme et force de proposition
• Sens du contact, de la relation d’aide, des responsabilités
• Discrétion et confidentialité
• Capacité à travailler en réseau et à rendre compte
• Connaissance du milieu associatif et du secteur médico- social appréciée.
• Expérience sur un poste similaire souhaitée