Responsable du pôle scolarité et parcours de formation (H/F)

Missions principales

• Pilotage du pôle et management de l’équipe
  • Encadrer et animer l’équipe du pôle (4 gestionnaires de scolarité et 1 chargée de mission parcours spécifiques)
  • Organiser l’activité, prioriser les tâches et garantir la continuité de service
  • Développer les compétences et structurer les rôles au sein de l’équipe
  • Assurer la coordination globale des activités du pôle
  • Superviser les processus structurants de scolarité: inscriptions, examens, jurys, résultats, diplomation, stages, absences et situations particulières

• Pilotage des parcours de formation
  • Superviser la gestion administrative des cursus (A1 à A6, internats, masters et doctorat)
  • Garantir la conformité réglementaire des actes de scolarité
  • Assurer la cohérence, la lisibilité et la fluidité des parcours étudiants
  • Superviser les dispositifs spécifiques (mobilité internationale, masters, doctorat)
  • Veiller à la bonne articulation entre la scolarité et les dispositifs d’accompagnement des étudiants (social, santé mentale), en lien avec le service prévention
  • Contribuer à la sécurisation des parcours étudiants, notamment en facilitant le repérage et la prise en charge des situations de fragilité

• Pilotage de la qualité des processus de scolarité
  • Structurer et piloter la démarche qualité du pôle
  • Définir, formaliser et harmoniser les procédures
  • Garantir la fiabilité et la sécurisation des pratiques administratives
  • Identifier les dysfonctionnements et piloter les actions correctives

• Pilotage des données, des indicateurs et des enquêtes
  • Définir et suivre les indicateurs de pilotage du pôle
  • Garantir la fiabilité des données de scolarité
  • Coordonner les enquêtes institutionnelles et nationales (dont SISE)
  • Contribuer à l’analyse et à la valorisation des résultats

• Coordination de l’archivage et de la traçabilité
  • Structurer et piloter la politique d’archivage du pôle
  • Garantir la conformité réglementaire et la traçabilité des actes
  • Participer au développement de solutions d’archivage numérique

• Coordination transverse et appui à la direction
  • Assurer l’interface avec les enseignants, les départements, la direction de la recherche et les services supports
  • Contribuer à l’amélioration de l’offre de formation et aux démarches d’évaluation (accréditations, auto-évaluations)
  • Contribuer à la lisibilité, à la mobilisation et à la bonne articulation des dispositifs d’aides financières en lien avec les acteurs concernés
  • Apporter un appui à la direction sur les sujets de scolarité et de qualité
  • Participer aux conseils institutionnels (CE, CEVE)
  • Assurer une veille réglementaire sur son périmètre

Conditions particulières d'exercice

• Activité soumise à des pics d'activité (rentrée, campagnes de mobilité, diplomation)
• Utilisation d'outils numériques spécifiques
• Certaines missions sont éligibles au télétravail
• Cycle hebdomadaire de 38h10 ; 50 jours de congés annuels, mutuelle ; forfait mobilité durable

Profil recherché

• Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur
• Maîtrise du cadre réglementaire des formations
• Management d’équipe
• Pilotage de processus et démarche qualité
• Analyse de données et production d’indicateurs
• Conduite de projets
• Leadership et capacité de décision
• Rigueur et sens de l’organisation
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Qualités relationnelles et travail en transversalité
• Sens du service public
• Gestion du stress
• Respect de la confidentialité