Responsable du Bureau des Admissions (H/F)

Responsable du Bureau des Admissions (H/F)

Au sein de la Direction des admissions et de la facturation, mutuellement partagée entre le Centre Hospitalier de Châlons-en-Champagne et l’Établissement Public de Santé Mentale de la Marne, le ou la Responsable du Bureau des Admissions organise et supervise l’ensemble des activités liées aux admissions et à la facturation, en hospitalisation comme en consultation externe. Il/elle assure l’encadrement de proximité de l’équipe, en lien étroit avec l’adjoint des cadres.

Missions générales

• Organiser le fonctionnement efficient du service afin de garantir une facturation rapide, exhaustive et conforme des séjours et consultations externes.
• Conduire le changement et piloter les projets de modernisation du service : développement des préadmissions dématérialisées, réduction du passage aux guichets, dématérialisation des flux de facturation (CDRI en lots, ROC, DIAPASON).
• Encadrer l’équipe (16 agents d’accueil et de gestion + 1 cadre de proximité) : animation, accompagnement, montée en compétence, gestion des plannings, suivi et réduction de l’absentéisme, évaluation des agents.
• Piloter l’activité et rendre compte au directeur : développement de tableaux de bord, conception et suivi des indicateurs de performance, projet de service.
• Identifier les marges de gains à chaque étape de la chaîne de facturation et mettre en œuvre des plans de récupération des recettes.
• Transposer les réformes réglementaires relatives à la facturation et formaliser les démarches de contrôle interne.
• Représenter le service dans les instances institutionnelles et développer les partenariats (Trésorerie principale, CPAM, organismes complémentaires).

Missions spécifiques

• Co-piloter le processus d’identitovigilance : amélioration du taux de qualification INS, production d’indicateurs, contribution aux documents HAS, rédaction de procédures, formation du personnel à la recherche et à la création d’identités.
• Contribuer au projet de fluidification du circuit patient.
• Déployer les fiches de codification des actes de consultations externes destinées au personnel soignant.
• Optimiser le recouvrement des frais de séjour et des recettes de chambres particulières, en lien avec le DIM.

Compétences techniques

• Connaissance du secteur hospitalier et du modèle de financement T2A.
• Maîtrise des règles applicables aux prestations en établissement public de santé (Dotation globale, T2A, FIDES).
• Maîtrise des outils de facturation hospitalière (environnement NUMIH : PASTEL, BO, QL, CGA, PRODIGE).
• Maîtrise d’Excel et des outils de requêtage.

Savoir-faire

• Capacité managériale et aptitude au travail en équipe.
• Autonomie, sens de l’organisation et capacité à prioriser.
• Qualités relationnelles, sens du contact et pédagogie.
• Qualités rédactionnelles.
• Rigueur et discrétion professionnelle.