Responsable du bureau commandes PGF Santé (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Description du poste :
Au sein de la Direction des Affaires Financières (DAF) de l'Université Claude Bernard Lyon 1, et plus précisément du Pôle de Gestion Financière Santé (PGF Santé), vous assurez la coordination du bureau "Commandes", qui regroupe 8 gestionnaires chargés de l'exécution budgétaire pour les structures santé (UFR, instituts, laboratoires...).
Votre mission principale consiste à superviser l'ensemble des opérations liées aux commandes, depuis l'engagement jusqu'au suivi des bons, en passant par la gestion des rejets et des flux, tout en garantissant la qualité du service rendu. Vous êtes également en lien avec les gestionnaires autonomes des structures hors pôle.
Vous êtes l'interlocuteur·rice de référence pour les gestionnaires en cas de dossiers complexes, pour les relations avec les fournisseurs et pour le lien avec le service facturier.
Vous participez à l'animation de l'équipe, assurez les entretiens annuels, et contribuez à la montée en compétences des agents, notamment via votre rôle de référent·e formation au sein du PGF Santé.

Vos missions principales :
• Encadrer, animer et accompagner une équipe de 8 agents ; organiser le travail, conduire les entretiens annuels, assurer un suivi individualisé.
• Superviser les opérations de commande, depuis la validation jusqu'au suivi budgétaire.
• Contrôler la bonne application des règles et procédures en gestion budgétaire, financière et comptable.
• Assurer le lien avec les fournisseurs, le service facturier et les gestionnaires autonomes.
• Gérer les rejets de factures, les flux non soldés et le suivi des biens sortants de l'inventaire.
• Concevoir, faire appliquer et améliorer les procédures internes, en lien avec la stratégie de qualité de service.
• Participer aux groupes de travail transversaux et aux projets d'amélioration continue.
• Alimenter les tableaux de bord, suivre les indicateurs d'activité et proposer des pistes d'optimisation.
Conditions particulières d'exercice :
• Pic d'activités intense : juillet et fin d'année
• Télétravail possible à partir de 3 mois (sous réserve)

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences attendues :

- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion
- Savoir rédiger (courriers, mails, compte-rendus...) et communiquer

Connaissances :

- Connaissance des outils informatiques (Excel)
- Connaissance de l'outil SIFAC serait un plus
- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et des universités en particulier
- Connaissance des règles et procédures applicables au domaine de la gestion financière

Savoir être :

- Autonomie et sens des initiatives
- Sens aigu de la confidentialité
- Aptitudes relationnelles
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Être rigoureux


Niveau d'expérience souhaité : entre 1 et 3 ans


Poste à pouvoir dès que possible
Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie B
Rémunération mensuelle brute: 2173,73€
En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :
• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l'université