Gestionnaire administratif (H/F)

Gestionnaire administratif (H/F) 74 - FAVERGES SEYTHENEX

Offre n° 206KJYBGestionnaire administratif (H/F)

L'agent sera chargé de la gestion et du suivi administratif des dossiers lié au service et plus particulièrement à la gestion des sinistres, des archives et du Règlement Européen (RGPD).

• Accueil et gestion du secrétariat de la Direction des Services Techniques
  • Accueil téléphonique et physique des publics, partenaires et prestataires extérieurs.
  • Recueillir et orienter les demandes des usagers et/ou des partenaires.
  • Gestion et suivi des mails et du courrier.
  • Gestion du tableau des demandes faites par les habitants.
  • Gestion des prêts de clés : remise et retour des clefs.
  • Déclenchement des interventions techniques en lien avec sa hiérarchie.
  • Gestion du dossier de la commission accessibilité.
• Gestion et suivi des assurances et des sinistres de la ville et du CCAS
  • Instruction, gestion et suivi des dossiers sinistres en cours en lien avec les services concernés et les assureurs.
  • Accueil des tiers concernés en cas de déclaration de sinistres.
  • Suivre les dossiers en lien avec les assureurs assister aux expertises.
  • Suivre la liquidation des indemnisations et assurer la transmission des pièces justificatives aux assureurs.
  • Communiquer les informations utiles aux services concernés, assurer l'interface administrative.
  • Assurer le secrétariat en matière d'assurances : rédaction de courriers, constitution de dossiers.
  • Participer à la construction du budget.
  • Mise à jour des états du patrimoine et de la flotte automobile.
  • Sécurisation des actes de la collectivité en lien avec la problématique " assurance " ou " responsabilité " (convention d'occupation, bail, organisation d'évènements, etc.).
  • Classer et archiver les dossiers de sinistre.
  • Ponctuellement participer au renouvellement des contrats : rédaction du dossier de consultation et analyse.
• Gestion des archives
  • Gérer en lien avec le prestataire chargé des archives le plan de classement, procédures, suivi des tableaux de gestion, contrôle du respect des procédures.
  • Gérer les versements et les éliminations en lien avec les services.
  • Gérer les espaces de stockage.
  • Communiquer les archives auprès des services et des publics.
  • Assurer la mise en place de solutions d'archivage électronique liées à la dématérialisation croissante des documents.
  • Impulser une réflexion sur une Gestion Electronique des Données au sein de la collectivité.
• RGPD
  • Piloter et assurer la conformité en matière de protection des données personnelles.
  • Mettre en œuvre la politique de protection des données à l'échelle de la collectivité (audit, gestion des données sensibles, élaboration et suivi des registres des données personnelles...).
  • Informer, conseiller les services et les agents sur l'application du Règlement européen sur la protection des données (RGPD) et en contrôler le respect.
  • Vérifier l'exécution des analyses d'impact relatives à la protection des données et être l'interlocuteur de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) au sein de la collectivité avec laquelle il est chargé de coopérer.

Type de contrat CDD - 12 Mois Contrat travail Durée du travail 35H/semaine Travail en journée Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1900.0 Euros à 2000.0 Euros sur 12.0 mois
• Grille indiciaire de la FPT

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents Technique administrative

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Gestion administrative du courrier
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Utilisation de logiciels spécialisés

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

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