Responsable des instances et des affaires de la direction générale - Mairie des Avenières Veyrins-Thuellin

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice générale des services, vous êtes chargé de :

• Gérer les instances
• Gérer les affaires relatives à la direction générale
• Conseiller juridiquement le Maire et la DGS
• Gérer les contrats d’assurance de la collectivité
• Gérer les baux communaux

ACTIVITES (tâches à effectuer)

Gestion des Instances (Conseil Municipal, Conseil Municipal Enfant, Conseil des Sages) :

• met en oeuvre le calendrier des conseils municipaux de la commune et en informe les différents acteurs (élus, collègues)
• prépare et assure le suivi administratif des différentes instances, installations, réunions (ordre du jour, convocations, comptes-rendus)
• recense en lien avec les différents services les délibérations à prendre en conseil
• rédige les notes présentées en conseil municipal
• rédige le procès verbal des conseils municipaux à partir des notes prises par le secrétaire de séance, le diffuse et veille à son affichage réglementaire
• rédige, transmet au contrôle de légalité, diffuse, classe et veille à l’affichage des délibérations.
• assure la gestion de la dématérialisation de l’ensemble des actes pris au sein de la collectivité

Gestion des affaires de la direction générale :

• assure l’assistance du maire et de la directrice générale des services
• assure la gestion du courrier de la collectivité, la production de rapports et de comptesrendus pour la direction générale

Analyse et conseil juridique à la demande du Maire et de la Directrice générale des Services esponsable des instances et des affaires de la direction générale

Gestion administrative des contrats d’assurances de la commune :

• Assurer un suivi administratif et financier des contrats
• Analyser les clauses des contrats et optimiser leur utilisation
• Procéder à la déclaration des sinistres
• Assurer le suivi des sinistres et des indemnisations en découlant
• Gérer les contentieux liés aux sinistres
• Solliciter les expertises juridiques et techniques opportunes

Gestion des baux ruraux :

• Suivre individuellement et juridiquement les baux ruraux
• Actualiser annuellement les fermages
• Renouveler les baux :

Appel à candidature

Préparation de la commission des baux

Préparation des nouveaux contrats

Attribution et notification

1) Position hiérarchique du poste

L’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice générale des services.

2) Liaisons fonctionnelles du poste

En interne, l’agent travaille en forte liaison fonctionnelle avec le Maire et la DGS. Il est également amené à avoir des relations avec les autres élus de la collectivité. Enfin, il travaille régulièrement avec les agents des autres services de la collectivité (administratifs, techniques, …).

En externe, l’agent est amené à développer des relations avec :

• le public (particuliers)
• les élus ou les agents d’autres collectivités
• les instances extérieures

3) Contraintes du poste

L’agent travaille du lundi au vendredi. Ces horaires peuvent être variables et des pics d’activité existent en fonction des obligations du service (préparation du conseil municipal par exemple) ou de la demande de la directrice générale des services ou du Maire.

Connaissance de l’environnement institutionnel et juridique des collectivités territoriales

Fonctionnement et organisation des collectivités

Règles juridiques d’élaboration et d’exécution des actes administratifs

Connaissance de bases en matière d’assurance

Formation juridique souhaitée

Réserve, discrétion professionnelle et sens du service public

Travail en équipe, sens du collectif

Sens de l’organisation et de l’anticipation

Rigueur et capacité d’initiative

Méthodique et consciencieux

Capacité d’identifier les contraintes d’une activité, d’en dégager les enjeux et de définir les priorités

Grande aisance rédactionnelle

Maîtrise des outils informatiques

Application du statut de la fonction publique territoriale, régime indemnitaire mensuel basé sur la responsabilité afférente au poste

Date limite de candidature le 30/11/2026

Date de prise de poste souhaitée au 01/01/2027