Responsable de scolarité du Centre SIR F/H

RESPONSABILITÉS :

Piloter la scolarité des formations du Centre SIR :

• Coordonner et superviser l'équipe des gestionnaires de scolarité avec la direction et les responsables pédagogiques.
• Organiser et suivre la répartition des tâches, le respect des échéances et la continuité du service.
• Garantir la conformité réglementaire des actes et procédures.
• Former et accompagner les nouveaux agents sur les procédures administratives.
• Contribuer au traitement des dossiers sensibles et litiges en mobilisant les expertises nécessaires.

Appui à la gestion des services des enseignants et au suivi du budget et procédures :

• Centraliser les informations relatives aux intervenants pour transmission et paiement via OSE avec la gestionnaire comptable et financière.
• Consolider et suivre les données financières et budgétaires du Centre avec le gestionnaire comptable et financier.
• Participer au recrutement des vacataires liés aux activités de formation.

Manager une équipe administrative :

• Encadrer, animer et coordonner l'équipe administrative.
• Adapter les moyens humains aux activités en anticipant les besoins.
• Accompagner les agents dans leur carrière.
• Gérer les demandes de congés pour validation par le RA de l'IEJ.

Appui aux activités de communication des formations et au développement des partenariats :

• Organiser, avec le directeur du Centre, des réunions de perfectionnement pédagogique et administratif.
• Développer les procédures de collecte de la taxe d'apprentissage avec les gestionnaires concernés.
• Mettre en place et animer un réseau de professionnels, employeurs et mécènes.
• Participer à la communication du Centre et à l'organisation d'événements scientifiques avec la responsable communication & événementiel.
• Appuyer le développement de partenariats avec l'Université Euromed et d'autres partenaires extérieurs.

Participer à l'amélioration des procédures de gestion et à la vie institutionnelle :

• Formaliser et mettre en place de nouvelles procédures de gestion de scolarité pour les formations en développement, en lien avec l'Université Euromed et les services centraux.
• Contribuer au développement et à l'amélioration des procédures pour les nouvelles formations du Centre.
• Garantir le respect des normes d'hygiène et de sécurité et, si besoin, participer à la planification des travaux de maintenance des locaux.

PROFIL RECHERCHÉ :

• Connaître des aspects juridiques et réglementaires qui régissent une scolarité
• Connaître l'organisation, l'environnement réglementaire et institutionnel de l'université
• Connaître son environnement professionnel notamment l'EDS
• Maîtriser l'organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité

• Savoir animer et coordonner l'activité d'une équipe
• Savoir transmettre son savoir-faire, former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités
• Savoir planifier les activités de l'entité en fonction des priorités
• Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de la scolarité : habilitation, inscriptions, admissions, examens, bourses, vie étudiante...
• Maitriser les techniques d'expression orales et écrites
• Maitriser les logiciels de gestion
• Maitriser l'environnement bureautique et les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité notamment APOGEE/PEGASE, HYPERPLANNING, DRUPAL, AMETYS, PSTAGE, OSE.

Les « savoir-faire » comportementaux :

• Savoir être très organisé et méthodique
• Savoir anticiper, être réactif et s'adapter
• Savoir gérer les situations de stress et de conflit
• Savoir s'adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l'université)
• Savoir être disponible et à l'écoute